Automatisierte E-Mail-Verarbeitung spart Zeit und Kosten
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E-Mails in Sekunden verarbeiten
Mit der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP können Sie sekundenschnell E-Mails automatisiert verarbeiten und so Ihr E-Mail-Management sowie Ihren Posteingang und Ihre Postverteilung optimieren. Die Software entlastet Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routine-Tätigkeiten und beschleunigt Prozesse signifikant. So können Sie Ihre Kommunikation verbessern und Ihren Kunden einen schnellen Service bieten.
NOVO CxP analysiert eingehende E-Mails (samt Anhängen) automatisch, erkennt und extrahiert Inhalte, ordnet die E-Mail dem richtigen Geschäftsprozess und Fachbereich zu und archiviert sie rechtskonform. NOVO CxP unterstützt alle zentralen Gruppen- (info@firma.de) und persönlichen Postfächer (mitarbeiter@firma.de) gleichermaßen.
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Schneller ROI
Je nachdem, welche Verarbeitungsschritte gewünscht werden, kann der Anwender aus Modulen wie Klassifikation zur Dokumenttyp-Erkennung, Datenextraktion zum Auslesen der Metadaten, digitale Signatur, PDF/A-Konvertierung oder Archivierung wählen. Außerdem können E-Mails automatisch und dennoch personalisiert beantwortet werden.
So kann der Posteingangskanal "E-Mail" bestmöglich automatisiert werden. Sie sparen Zeit und Kosten. Personaleinsparungen von bis zu 50 % sind möglich (s. Kundenreferenz Janitos Versicherung oder KLiNGEL Gruppe, die jährlich 1,3 Millionen E-Mails automatisiert verarbeitet). Schon ab 100 E-Mails pro Tag rechnet sich der Einsatz dieser Lösung, der ROI liegt unter zwölf Monaten.
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Wie können Sie Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren?
Ihre Vorteile
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Bis zu 90% Automatisierung
Automatisieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie Ihr Dunkelverarbeitung zwischen 50 und 90 %.
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75 % Zeitersparnis
Eliminieren Sie manuelle, zeitaufwändige Tätigkeiten, um Kosten zu sparen.
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Bis zu 50 % Personaleinsparungen
Entlasten Sie Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben, um sie für wertschöpfendere Arbeiten einzusetzen.
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Hohe Unabhängigkeit
Do-it-yourself: Machen Sie vieles selbst und bauen Sie Ihr System selbst aus, wodurch Sie unabhängig von Ihrem Dienstleister sind.
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SIE HABEN FRAGEN? WIR HELFEN IHNEN GERNE!Kostenlose Beratung
Leistungsstarke Funktionen bieten hohe Flexibilität
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Der ImportDer Import
Der E-Mail-Importer von NOVO CxP importiert E-Mails über die Schnittstelle IMAP vom internen MS Exchange-Server aus vorher festgelegten Postfächern. Die E-Mails werden in einem definierbaren Intervall abgeholt und im MSG-Format an die nächste Instanz weitergeleitet. E-Mail-Metadaten werden in einer XML-Datei gespeichert. Dabei können Mails nicht nur vom Mail-Konto abgerufen werden, sondern auch von:
- Gruppenpostfächern
- Persönliche Postfächer (Outlook-Plugin)
- Social-Media-Konnektoren
- Datenbanken
- SharePoint
- eigenen Importern
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Die KlassifikationDie Klassifikation
In diesem Schritt werden die eingehenden Informationen schnell den relevanten Geschäftsprozessen in Form von Kategorien zugeordnet und somit der richtigen Sachbearbeitergruppe zugeführt. E-Mail-Header, -Body sowie Attachements werden untersucht und Image-Dokumente sowie Textinformationen mit ausgeklügelten Technologien analysiert. Für jede Sprache gibt es eine eigene intelligente Klassifikation.
Sogenannte Bounce-E-Mails können mittels Textanalyse ausgesteuert werden. In weiteren Ausbaustufen können auch bestimmte Bereiche der E-Mail für die Kategorisierung ausgeklammert werden, z.B. bei AW:AW:AW:.
Dabei wird das Dokument hauptsächlich anhand regelbasierter, aber auch statistischer oder semantischer Klassifikation der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Die Klassifikation findet auf rein elektronischer Ebene statt. Eine Umwandlung in TIFF zur typischen Klassifikation/Extraktion mittels OCR-Software wird dadurch vermieden, was sowohl die Performance erhöht als auch Lizenzkosten reduziert. Auch gescannte E-Mail-Anhänge, die als Bilddateien, z.B. TIF, JPG, vorliegen - in Farbe und Schwarz/Weiß werden in dieser Stufe durch eine integrierte OCR-Engine in Volltext lesbare Struktur konvertiert und es greifen die NOVO CxP-Erkennungsalgorithmen für Kategorisierung und Extraktion.
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Die ExtraktionDie Extraktion
Die Extraktion von Kundendaten kann über diverse Suchbegriffe, Regeln oder Vorlagen im Dokument stattfinden. Auch die unscharfe Suche von Daten mittels Matching gegen vorhandene Daten, z.B. in einer Kundenstammdatenbank, ist eine Option, die die Extraktion der gewünschten Inhalte deutlich unterstützt. Die unscharfe Suche ist in der Lage, aus gescannten und digitalen Dokumenten, wie z.B. E-Mails und/oder deren Attachments die benötigten Personen- bzw. Vorgangsinformationen zu erkennen, zu extrahieren und gegen Bestandssysteme zu validieren - selbst bei verstreuten und zum Teil fehlerhaften Informationen.
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Die KonvertierungDie Konvertierung
NOVO CxP kann eingehende E-Mails in die Formate PDF, Tiff und PDF/A 1-3 vereinheitlichen. Eine optimale Konvertierung ist vor allem bei eingehenden digitalen Dokumenten von größter Wichtigkeit, damit der Prozess automatisch laufen kann und die Qualität und Einheitlichkeit der Dokumente in der weiteren Verarbeitung optimal ist. Da eine Langzeitarchiv-Archivierung nicht für jede Kategorie notwendig ist, können nur relevante E-Mails konvertiert werden (bei allen anderen Kategorien, für die eine Langzeit-Archivierung nicht vorgeschrieben ist, wird dieser Schritt nicht ausgeführt).
Die Konvertierung empfängt als Eingangsdatenstrom eine Datei im Format MSG/EML und liefert als Ergebnis eine PDF/A-Datei, ein SW-TIF (optional) und ein Farb-TIF/JPEG (optional) pro E-Mail zurück. In der E-Mail enthaltene Attachments werden automatisch mitverarbeitet und sind in der Ergebnisdatei enthalten.
Darüber hinaus bietet die Konvertierung:
- Offene Schnittstellen zur einfacheren Integration in neue Anwendungen
- Load-Balancing durch Multi-Server-Fähigkeit (um Ausfallsicherheit zu gewährleisten)
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Die KompressionDie Kompression
Das Modul NOVO PDF Compression komprimiert typische Dateigrößen bei gescannten Dokumenten von 6 bis 7 MB pro Seite auf ca. 60 bis 100 KB. Farbige Dokumente im PDF/A-2-Format sind damit oftmals kleiner als bisherige Schwarz-/Weiß-Dokumente und minimieren den benötigten Speicherplatz enorm.
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Der ExportDer Export
NOVO CxP bietet vielfältige Möglichkeiten, Dokumente, Daten oder Dateien an nachfolgende Systeme zu exportieren:
- File-Export
- Datenbank-Export
- CMIS-Export
- ftp/sftp-Export
- MS Sharepoint-Export
- Captiva Capture-Export
- ApplicationXtender-Export
- SMTP-E-Mail-Response
- BITMARCK 21c|ng-Export
Diverse Output-Formate und Schnittstellen sind im Produktumfang enthalten und können durch die einfache Konfiguration in der Administrations-Oberfläche eingestellt werden. Die Zielsysteme sind analog den Konfigurationen des Gesamtsystems einstellbar.
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E-Mail-Management - Fakten
Reduzieren Sie Ihre Bearbeitungszeiten
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Die zeitraubende manuelle Bearbeitung von eingehenden E-Mails war gestern. Nutzen auch Sie die Vorteile der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP. Mit dieser einfach zu implementierenden Lösung können Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen Routine-Aufgaben entlasten und müssen E-Mails nicht aufwändig einscannen und Inhalte mit OCR (Optical Character Recognition) auslesen.
Relevante Fach- und Kundendaten werden aus den Nachrichten automatisch extrahiert. Darüber hinaus wird der Vorgang automatisch mit Kundeninformationen angereichert. So können Sie Bearbeitungszeiten um bis zu 75 % reduzieren.
Eliminieren Sie zudem die Problematik, dass manche E-Mails vom Empfänger gar nicht gelesen werden können, da das richtige Programm fehlt. NOVO CxP erkennt automatisch Inhalte und klassifiziert alle benötigten Daten – unabhängig vom Format.
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Erhöhen Sie die Datenqualität und suchen Sie weniger
E-Mails müssen auch nicht mehr ausgedruckt, eingescannt und mit OCR ausgelesen werden, um sie dem bereits bestehenden Postdigitalisierungsprozess zuzuführen. Mit NOVO CxP eliminieren Sie Medienbrüche und erhöhen die Datenqualität – und dies ganz unabhängig von der Qualifikation oder Motivation des jeweiligen Mitarbeiters. Menschliche Bearbeitungsfehler werden dabei ebenfalls eliminiert.
Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr lange suchen und sind schnell auskunftsfähig. Und auch die rechtssichere Archivierung ist im Handumdrehen automatisch erledigt. Einheitliche Ablagestrukturen helfen beim Wiederauffinden von Informationen und ermöglichen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Anhänge in E-Mails können inhaltsbasiert getrennt und in parallelen Prozessen weiterverarbeitet werden.
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Wählen Sie Ihren Grad der Automatisierung
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Manuell
Sachbearbeiter führt alle Arbeitsschritte manuell aus.
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Stufe 1: Assistiert
Sachbearbeiter überführt manuell indizierte Daten zentral in die Aufgabensteuerung der Fachanwendung.
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Stufe 2: Teilautomatisiert
Sachbearbeiter prüft systemisch gewonnene Daten und nutzt Processing-Algorithmen von NOVO CxP.
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Stufe 3: Vollautomatisiert
Die Software NOVO CxP übernimmt nahezu vollständig die administrativen Verarbeitungsroutinen des Sachbearbeiters.
Weitere Lösungen für den Online-Handel
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Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 6 bis 8 Minuten
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Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 2 bis 4 Minuten
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Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 1 bis 2 Minuten
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Bearbeitungszeit pro E-Mail: vollautomatisiert
Welche Daten benötigen Sie?
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Im Vorfeld bestimmen Sie, welche Daten Sie für Ihren Workflow benötigen. Diese Metadaten, wie z.B. die Versichertennummer, der Absender der E-Mail und die E-Mail-Adresse, werden von der Software NOVO CxP automatisiert aus der E-Mail im Gruppenpostfach (info@firma.de) ausgelesen.
Außerdem erkennt das System automatisch, welchem Geschäftsprozess diese E-Mail zuzuordnen ist, wie z.B. eine Adressänderung, und leitet diese im nächsten Schritt an das persönliche Postfach des zuständigen Sachbearbeiters weiter. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail auch tatsächlich bearbeitet wird.
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Persönliches Postfach erleichtert Bearbeitung
Eingehende E-Mails an persönliche Postfächer und deren Anhänge können direkt aus Outlook heraus bearbeitet und rechtssicher archiviert werden. Hierfür wird ein zusätzliches Modul in Microsoft Outlook integriert.
Das NOVO Email Desk ist die führende Komponente, mit der aktiv bei der Bearbeitung von E-Mails gearbeitet wird. Der Anwender hat die Möglichkeit, die in seinem Microsoft Outlook ausgewählte E-Mail über das NOVO Email Desk an einen Anschluss-Workflow weiterzugeben und zu archivieren.
Mit Hilfe des NOVO Email Desks sind Sie in der Lage, Prozesse effizient zu beschleunigen.
Erfahren Sie mehr zur Arbeitsweise des praktischen NOVO Email Desks.
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Ihr Nutzen
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Effizienzsteigerung um bis zu 90 %
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E-Mail-Verarbeitung inklusive Inhaltserkennung in weniger als 5 Sekunden
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Verbesserung der Reaktionszeiten um 75 %
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Dunkelverarbeitung (ohne manuellen Eingriff) zwischen 50 und 90 %
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Die Technologie dahinter
Die automatisierte E-Mail-Verarbeitung basiert auf der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP.
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Optional sind folgende Module erhältlich:
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Produktinformation - Download
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Gerne zeigen wir Ihnen auf, in welchen Bereichen wir passgenaue intelligente Digitalisierungslösungen anbieten – vom E-Mail-Management bis zu anderen Prozessen. Bitte wählen Sie:
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