Automatisierte E-Mail-Verarbeitung spart Zeit und Kosten

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    • E-Mails in Sekunden verarbeiten

      Mit der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP können Sie sekundenschnell E-Mails automatisiert verarbeiten und so Ihr E-Mail-Management sowie Ihren Posteingang und Ihre Postverteilung optimieren. Die Software entlastet Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routine-Tätigkeiten und beschleunigt Prozesse signifikant. So können Sie Ihre Kommunikation verbessern und Ihren Kunden einen schnellen Service bieten.

      NOVO CxP analysiert eingehende E-Mails (samt Anhängen) automatisch, erkennt und extrahiert Inhalte, ordnet die E-Mail dem richtigen Geschäftsprozess und Fachbereich zu und archiviert sie rechtskonform. NOVO CxP unterstützt alle zentralen Gruppen- (info@firma.de) und persönlichen Postfächer (mitarbeiter@firma.de) gleichermaßen.

    • Schneller ROI

      Je nachdem, welche Verarbeitungsschritte gewünscht werden, kann der Anwender aus Modulen wie Klassifikation zur Dokumenttyp-Erkennung, Datenextraktion zum Auslesen der Metadaten, digitale Signatur, PDF/A-Konvertierung oder Archivierung wählen. Außerdem können E-Mails automatisch und dennoch personalisiert beantwortet werden.

      So kann der Posteingangskanal "E-Mail" bestmöglich automatisiert werden. Sie sparen Zeit und Kosten. Personaleinsparungen von bis zu 50 % sind möglich (s. Kundenreferenz Janitos Versicherung oder KLiNGEL Gruppe, die jährlich 1,3 Millionen E-Mails automatisiert verarbeitet). Schon ab 100 E-Mails pro Tag rechnet sich der Einsatz dieser Lösung, der ROI liegt unter zwölf Monaten.

Wie können Sie Ihre E-Mail-Verarbeitung automatisieren?

Ihre Vorteile

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    Bis zu 90% Automatisierung

    Automatisieren Sie Ihre Prozesse und steigern Sie Ihr Dunkelverarbeitung zwischen 50 und 90 %.

  • icon uhr t 125x125
    75 % Zeitersparnis

    Eliminieren Sie manuelle, zeitaufwändige Tätigkeiten, um Kosten zu sparen.

  • icon personal 125x125
    Bis zu 50 % Personaleinsparungen

    Entlasten Sie Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben, um sie für wertschöpfendere Arbeiten einzusetzen.

  • icon unabhaengigkeit orange 125x125
    Hohe Unabhängigkeit

    Do-it-yourself: Machen Sie vieles selbst und bauen Sie Ihr System selbst aus, wodurch Sie unabhängig von Ihrem Dienstleister sind.

Leistungsstarke Funktionen bieten hohe Flexibilität

    • Icon Import
      Der Import
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      Der Import

      Der E-Mail-Importer von NOVO CxP importiert E-Mails über die Schnittstelle IMAP vom internen MS Exchange-Server aus vorher festgelegten Postfächern. Die E-Mails werden in einem definierbaren Intervall abgeholt und im MSG-Format an die nächste Instanz weitergeleitet. E-Mail-Metadaten werden in einer XML-Datei gespeichert. Dabei können Mails nicht nur vom Mail-Konto abgerufen werden, sondern auch von:

      • Gruppenpostfächern
      • Persönliche Postfächer (Outlook-Plugin)
      • Social-Media-Konnektoren
      • Datenbanken
      • SharePoint
      • eigenen Importern
    • Icon Network
      Die Klassifikation
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      Die Klassifikation

      In diesem Schritt werden die eingehenden Informationen schnell den relevanten Geschäftsprozessen in Form von Kategorien zugeordnet und somit der richtigen Sachbearbeitergruppe zugeführt. E-Mail-Header, -Body sowie Attachements werden untersucht und Image-Dokumente sowie Textinformationen mit ausgeklügelten Technologien analysiert. Für jede Sprache gibt es eine eigene intelligente Klassifikation.

      Sogenannte Bounce-E-Mails können mittels Textanalyse ausgesteuert werden. In weiteren Ausbaustufen können auch bestimmte Bereiche der E-Mail für die Kategorisierung ausgeklammert werden, z.B. bei AW:AW:AW:.

      Dabei wird das Dokument hauptsächlich anhand regelbasierter, aber auch statistischer oder semantischer Klassifikation der entsprechenden Kategorie zugeordnet. Die Klassifikation findet auf rein elektronischer Ebene statt. Eine Umwandlung in TIFF zur typischen Klassifikation/Extraktion mittels OCR-Software wird dadurch vermieden, was sowohl die Performance erhöht als auch Lizenzkosten reduziert. Auch gescannte E-Mail-Anhänge, die als Bilddateien, z.B. TIF, JPG, vorliegen - in Farbe und Schwarz/Weiß werden in dieser Stufe durch eine integrierte OCR-Engine in Volltext lesbare Struktur konvertiert und es greifen die NOVO CxP-Erkennungsalgorithmen für Kategorisierung und Extraktion.

    • Icon Search
      Die Extraktion
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      Die Extraktion

      Die Extraktion von Kundendaten kann über diverse Suchbegriffe, Regeln oder Vorlagen im Dokument stattfinden. Auch die unscharfe Suche von Daten mittels Matching gegen vorhandene Daten, z.B. in einer Kundenstammdatenbank, ist eine Option, die die Extraktion der gewünschten Inhalte deutlich unterstützt. Die unscharfe Suche ist in der Lage, aus gescannten und digitalen Dokumenten, wie z.B. E-Mails und/oder deren Attachments die benötigten Personen- bzw. Vorgangsinformationen zu erkennen, zu extrahieren und gegen Bestandssysteme zu validieren - selbst bei verstreuten und zum Teil fehlerhaften Informationen.

    • Icon Refresh
      Die Konvertierung
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      Die Konvertierung

      NOVO CxP kann eingehende E-Mails in die Formate PDF, Tiff und PDF/A 1-3 vereinheitlichen. Eine optimale Konvertierung ist vor allem bei eingehenden digitalen Dokumenten von größter Wichtigkeit, damit der Prozess automatisch laufen kann und die Qualität und Einheitlichkeit der Dokumente in der weiteren Verarbeitung optimal ist. Da eine Langzeitarchiv-Archivierung nicht für jede Kategorie notwendig ist, können nur relevante E-Mails konvertiert werden (bei allen anderen Kategorien, für die eine Langzeit-Archivierung nicht vorgeschrieben ist, wird dieser Schritt nicht ausgeführt).

      Die Konvertierung empfängt als Eingangsdatenstrom eine Datei im Format MSG/EML und liefert als Ergebnis eine PDF/A-Datei, ein SW-TIF (optional) und ein Farb-TIF/JPEG (optional) pro E-Mail zurück. In der E-Mail enthaltene Attachments werden automatisch mitverarbeitet und sind in der Ergebnisdatei enthalten.

      Darüber hinaus bietet die Konvertierung:

      • Offene Schnittstellen zur einfacheren Integration in neue Anwendungen
      • Load-Balancing durch Multi-Server-Fähigkeit (um Ausfallsicherheit zu gewährleisten)
    • Icon Compression
      Die Kompression
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      Die Kompression

      Das Modul NOVO PDF Compression komprimiert typische Dateigrößen bei gescannten Dokumenten von 6 bis 7 MB pro Seite auf ca. 60 bis 100 KB. Farbige Dokumente im PDF/A-2-Format sind damit oftmals kleiner als bisherige Schwarz-/Weiß-Dokumente und minimieren den benötigten Speicherplatz enorm.

    • Icon Export
      Der Export
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      Der Export

      NOVO CxP bietet vielfältige Möglichkeiten, Dokumente, Daten oder Dateien an nachfolgende Systeme zu exportieren:

      • File-Export
      • Datenbank-Export
      • CMIS-Export
      • ftp/sftp-Export
      • MS Sharepoint-Export
      • Captiva Capture-Export
      • ApplicationXtender-Export
      • SMTP-E-Mail-Response
      • BITMARCK 21c|ng-Export

      Diverse Output-Formate und Schnittstellen sind im Produktumfang enthalten und können durch die einfache Konfiguration in der Administrations-Oberfläche eingestellt werden. Die Zielsysteme sind analog den Konfigurationen des Gesamtsystems einstellbar.

E-Mail-Management - Fakten

    • E-Mail-Volumen steigt weiter

      Im Jahr 2018 wurden in Deutschland 848,1 Milliarden E-Mails versendet und empfangen.

    • + 10 %

      2017 waren es 771 Milliarden. Damit ist das E-Mail-Volumen in deutschen Postfächern um 10 Prozent gestiegen – deutlich mehr als das weltweite Wachstum, das im Schnitt bei 4,5 Prozent lag (Auswertung der E-Mail-Anbieter web.de und gmx.de).

    • Tägliche E-Mails

      Laut einer Prognose von Statista soll sich die Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2019 auf 293,6 Milliarden belaufen. Diese Zahl der privat und geschäftlich versendeten und empfangenen Mails soll in den kommenden Jahren kontinuierlich steigen und sich im Jahr 2023 auf 347,3 Milliarden Mails pro Tag belaufen.

    • Tägliche E-Mails an Berufstätige

      E-Mails sind für viele Berufstätige die wichtigste Form der Kommunikation: 21 Mails gehen durchschnittlich pro Tag im beruflichen Postfach ein – drei mehr als noch vor vier Jahren. Laut einer bitkom-Umfrage erhalten drei von zehn Berufstätigen mehr als 30 E-Mails pro Tag. Bei 8 % sind es sogar 50 und mehr.

    • Unverzichtbare Kommunikationsform

      88 % der Deutschen, 96 % der österreichischen und 88 % der Schweizer Internet-Nutzer arbeiten mit E-Mails - so die UIM-Studie "E-Mail für Dich". Die Relevanz der Kommunikationsform im Vorjahresvergleich hat damit erstaunlich stark zugenommen.

Reduzieren Sie Ihre Bearbeitungszeiten

  • Die zeitraubende manuelle Bearbeitung von eingehenden E-Mails war gestern. Nutzen auch Sie die Vorteile der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP. Mit dieser einfach zu implementierenden Lösung können Sie Ihre Mitarbeiter von lästigen Routine-Aufgaben entlasten und müssen E-Mails nicht aufwändig einscannen und Inhalte mit OCR (Optical Character Recognition) auslesen.

    Relevante Fach- und Kundendaten werden aus den Nachrichten automatisch extrahiert. Darüber hinaus wird der Vorgang automatisch mit Kundeninformationen angereichert. So können Sie Bearbeitungszeiten um bis zu 75 % reduzieren.

    Eliminieren Sie zudem die Problematik, dass manche E-Mails vom Empfänger gar nicht gelesen werden können, da das richtige Programm fehlt. NOVO CxP erkennt automatisch Inhalte und klassifiziert alle benötigten Daten – unabhängig vom Format.

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    • Erhöhen Sie die Datenqualität und suchen Sie weniger

      E-Mails müssen auch nicht mehr ausgedruckt, eingescannt und mit OCR ausgelesen werden, um sie dem bereits bestehenden Postdigitalisierungsprozess zuzuführen. Mit NOVO CxP eliminieren Sie Medienbrüche und erhöhen die Datenqualität – und dies ganz unabhängig von der Qualifikation oder Motivation des jeweiligen Mitarbeiters. Menschliche Bearbeitungsfehler werden dabei ebenfalls eliminiert.

      Ihre Mitarbeiter müssen nicht mehr lange suchen und sind schnell auskunftsfähig. Und auch die rechtssichere Archivierung ist im Handumdrehen automatisch erledigt. Einheitliche Ablagestrukturen helfen beim Wiederauffinden von Informationen und ermöglichen die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

      Anhänge in E-Mails können inhaltsbasiert getrennt und in parallelen Prozessen weiterverarbeitet werden.

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Wählen Sie Ihren Grad der Automatisierung

  • icon manuell gruen 125x125
    Manuell

    Sachbearbeiter führt alle Arbeitsschritte manuell aus.

  • icon zahnrad hand tuerkis 125x125
    Stufe 1: Assistiert

    Sachbearbeiter überführt manuell indizierte Daten zentral in die Aufgabensteuerung der Fachanwendung.

  • icon automatisierung helltuerkis 125x125
    Stufe 2: Teilautomatisiert

    Sachbearbeiter prüft systemisch gewonnene Daten und nutzt Processing-Algorithmen von NOVO CxP.

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    Stufe 3: Vollautomatisiert

    Die Software NOVO CxP übernimmt nahezu vollständig die administrativen Verarbeitungsroutinen des Sachbearbeiters.

Weitere Lösungen für den Online-Handel

    • Multi-Channel-Input-Management
    • Automatisierte Rechnungsverarbeitung
    • Digitale Freigabe- und Unterschriften-Workflows
    • Individuelle App-Entwicklung

  • Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 6 bis 8 Minuten

  • Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 2 bis 4 Minuten

  • Bearbeitungszeit pro E-Mail: ca. 1 bis 2 Minuten

  • Bearbeitungszeit pro E-Mail: vollautomatisiert

Welche Daten benötigen Sie?

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  • Im Vorfeld bestimmen Sie, welche Daten Sie für Ihren Workflow benötigen. Diese Metadaten, wie z.B. die Versichertennummer, der Absender der E-Mail und die E-Mail-Adresse, werden von der Software NOVO CxP automatisiert aus der E-Mail im Gruppenpostfach (info@firma.de) ausgelesen.

    Außerdem erkennt das System automatisch, welchem Geschäftsprozess diese E-Mail zuzuordnen ist, wie z.B. eine Adressänderung, und leitet diese im nächsten Schritt an das persönliche Postfach des zuständigen Sachbearbeiters weiter. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail auch tatsächlich bearbeitet wird.

  • Persönliches Postfach erleichtert Bearbeitung

    Eingehende E-Mails an persönliche Postfächer und deren Anhänge können direkt aus Outlook heraus bearbeitet und rechtssicher archiviert werden. Hierfür wird ein zusätzliches Modul in Microsoft Outlook integriert.

    Das NOVO Email Desk ist die führende Komponente, mit der aktiv bei der Bearbeitung von E-Mails gearbeitet wird. Der Anwender hat die Möglichkeit, die in seinem Microsoft Outlook ausgewählte E-Mail über das NOVO Email Desk an einen Anschluss-Workflow weiterzugeben und zu archivieren.

    Mit Hilfe des NOVO Email Desks sind Sie in der Lage, Prozesse effizient zu beschleunigen.

    Erfahren Sie mehr zur Arbeitsweise des praktischen NOVO Email Desks.

  • Mehr zum NOVO Email Desk

Ihr Nutzen

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    • Effizienzsteigerung um bis zu 90 %

    • icon haken tuerkis 125x125

    • E-Mail-Verarbeitung inklusive Inhaltserkennung in weniger als 5 Sekunden

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    • Verbesserung der Reaktionszeiten um 75 %

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    • Dunkelverarbeitung (ohne manuellen Eingriff) zwischen 50 und 90 %

Produktinformation - Download

    • Florian Scheel — Head of Customer Experience Solutions

      "Dank der NOVO CxP-Plattform profitieren wir von einer großen Übersichtlichkeit und haben jetzt eine klare, aufgeräumte Systemlandschaft."

Für welche Branche suchen Sie eine Automatisierungslösung?

  • Gerne zeigen wir Ihnen auf, in welchen Bereichen wir passgenaue intelligente Digitalisierungslösungen anbieten – vom E-Mail-Management bis zu anderen Prozessen. Bitte wählen Sie:

    • GESUNDHEITS­WESEN
    • VERSICHERUNGS­WESEN
    • FINANZ­WESEN
    • ÖFFENTLICHE ­VERWALTUNG
    • BRANCHEN­ÜBERGREIFENDE LÖSUNGEN

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