Automatische E-Mail-Verarbeitung mit NOVO CxP

  • Mit der KI-gestützten Software-Lösung NOVO CxP können Sie sekundenschnell E-Mails automatisiert verarbeiten. Die Software entlastet Ihre Mitarbeiter und beschleunigt Prozesse signifikant. So können Sie Ihren Versicherten einen schnellen Service bieten.

    NOVO CxP analysiert eingehende E-Mails (samt Anhängen) automatisch, erkennt und extrahiert Inhalte, ordnet die E-Mail dem richtigen Geschäftsprozess und Fachbereich zu und archiviert sie rechtskonform. NOVO CxP unterstützt alle zentralen Gruppen- (info@firma.de) und persönlichen Postfächer (mitarbeiter@firma.de) gleichermaßen.

  • Je nachdem, welche Verarbeitungsschritte gewünscht werden, kann der Anwender aus Modulen wie Klassifikation zur Dokumenttyp-Erkennung, Datenextraktion zum Auslesen der Metadaten, digitale Signatur, PDF/A-Konvertierung oder Archivierung wählen. Außerdem können E-Mails automatisch und dennoch personalisiert beantwortet werden.

    So kann der Posteingangskanal "E-Mail" bestmöglich und durchgängig automatisiert werden. Sie sparen Zeit und Kosten. Personaleinsparungen von 10% sind keine Seltenheit (s. Kundenreferenz Janitos oder KLiNGEL).

Die Funktionen

Welche Daten benötigen Sie?

  • Im Vorfeld bestimmen Sie, welche Daten Sie für Ihren Workflow benötigen. Diese Metadaten, wie z.B. die Versichertennummer, der Absender der E-Mail und die E-Mail-Adresse, werden von der Software NOVO CxP automatisiert aus der E-Mail im Gruppenpostfach (info@firma.de) ausgelesen. Außerdem erkennt das System automatisch, welchem Geschäftsprozess diese E-Mail zuzuordnen ist, wie z.B. eine Adressänderung, und leitet diese im nächsten Schritt an das persönliche Postfach des zuständigen Sachbearbeiters weiter. So wird gewährleistet, dass jede E-Mail auch tatsächlich bearbeitet wird.

Persönliches Postfach erleichtert Bearbeitung

  • Eingehende E-Mails und deren Anhänge können direkt aus Outlook heraus rechtssicher archiviert werden. Hierfür wird ein zusätzliches PlugIn in Microsoft Outlook integriert.

    Das Outlook-PlugIn ist die führende Komponente, mit der aktiv bei der Archivierung von E-Mails gearbeitet wird. Der Anwender hat die Möglichkeit, die in seinem Microsoft Outlook ausgewählte E-Mail über das PlugIn zu archivieren und an einen Anschluss-Workflow weiterzugeben. Das PlugIn ist im Body Text unten angehängt.

    Wird eine E-Mail archiviert, werden Informationen in verschiedenen Dateien im File-System abgelegt und gleichzeitig ein Eintrag in eine SQL-Datenbanktabelle geschrieben.

     

  • NOVO CxP ist für die Weiterverarbeitung der im File-System abgelegten Dateien zuständig. Die archivierte E-Mail aus dem Outlook-PlugIn wird in einem definierten Ordner im File-System als MSG-Datei abgelegt. Im Hintergrund wird aus der MSG-Datei eine PDF-Datei erzeugt, die danach signiert wird. Am Ende werden alle Dateien an das weiterführende System übergeben.

    Mit Hilfe des Outlook-PlugIns sind Sie in der Lage, Prozesse effizient zu beschleunigen.

    Erfahren Sie mehr zur Arbeistweise des praktischen Outlook-PlugIn.

Automatische personalisierte Response

  • Der Kunde erwartet eine schnelle Antwort auf seine E-Mail. Diese kann mittels der automatisierten Response-Funktion bewerkstelligt werden. 

    Hier wird von der KI-gestützten Software NOVO CxP parallel und völlig automatisiert:

    • ein personalisierter E-Mail-Antworttext für den Kunden erstellt (oben rechts)
    • ein Dokument (z.B. der neue Vertrag) für den Kunden erstellt, welches als Anhang zur E-Mail verschickt werden kann (unten rechts)

    So können Sie den Kundenservice verbessern und eine höhere Kundenzufriedenheit genieren.

VORT UNTERNEHMEN

Ihr Nutzen

    • Schnellere Prozesse
    • Durchgängige Prozessautomatisierung (> 55% Dunkelverarbeitung)
    • Automatische Zuordnung zum richtigen Geschäftsprozess und Mitarbeiter
    • Reduzierung der internen Bearbeitungskosten
    • Entlastete Mitarbeiter
    • Hohe Kundenzufriedenheit
    • Optimierung der Fachprozesse durch Übernahme der Informationen in weiterführende Systeme und Fachabteilungen
    • 85% automatische Erkennung der Kundendaten
    • 100% vollständige Kundenakte und einheitliche Prozesse
    • 100% rechtssichere Archivierung
    • Schnelle und einfache Auffindbarkeit der abgelegten E-Mails inkl. Anhänge
    • 75% automatische Klassifikationsrate

Die Technologie dahinter

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