Die Debeka BKK ist eine gesetzliche Krankenkasse mit Sitz in Koblenz. Die bundesweit vertretene Krankenkasse betreut knapp 200.000 Versicherte und zählt seit 2011 zählt zu den wachstumsstärksten gesetzlichen Krankenkassen am Markt.
Ausgangssituation
Der stetige Anstieg der Versichertenzahlen führte zu einer Flut an ein-gehenden Dokumenten und Daten über die verschiedenen Posteingänge. Der manuelle Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwand wurde durch die Corona Pandemie noch verstärkt, eine Automatisierung im Hinblick auf den Fachkräftemangel und den Kundenservice immer dringlicher.
Aufgabe
Um die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Kommunikation mit den Versicherten zu verbessern, wurde in einem ersten Schritt der E-Mail- und Posteingang digitalisiert und automatisiert. Zusätzlich müssen alle zu archivierenden Dokumente mit der vorgeschriebenen digitalen Signatur versehen werden. Im zweiten Schritt erfolgt dann die Dunkelverarbeitung der einzelnen Prozesse. Dazu wird jeweils zunächst der Input aus der Online-Geschäftsstelle (OGS) dem Fachverfahren angeliefert, danach der Input aus E-Mail und Posteingang.
Lösung
Der Einsatz von NOVO CxP als zentrale und modulare Plattform ermöglicht eine schrittweise Automatisierung sowie ein lückenloses Monitoring durch Datenanreicherung. Der gesamte Upload über die Online-Geschäftsstelle wird von NOVO CxP entgegengenommen und die Daten für die Übergabe an BITMARCK-Fachschnittstellen entsprechend aufbereitet. Die Verarbeitung des E-Mail-, Fax- und Posteingangs erfolgt ebenfalls über NOVO CxP - von der Konvertierung, Identifikation, Klassifizierung, Extraktion bis hin zur Archivierung und Übergabe an die entsprechenden BITMARCK-Schnittstellen. Durch NOVO CxP wird jeder Vorgang in der Datenbank geloggt. So kann alles nachvollzogen und überwacht werden und das lückenlose Monitoring ermöglicht werden.
Zusätzlich verbessert sich der Prozess laufend selbst: die als Feedback Loop installierte Autolearning-Funktion greift nach der Validierung der Dokumente und erzielt so eine regelmäßige Optimierung.
Ergebnisse
Über NOVO CxP werden heute jährlich ca. 1,7 Millionen Dokumente automatisiert Verarbeitet. Ein lückenloses Monitoring wird gewährleistet und die manuelle Bearbeitung konnte deutlich reduziert werden.
Auf einen Blick
Das Klassifikationsprojekt läuft aktiv und gewährleistet eine kontinuierliche Bearbeitung. Klassifizierte Dokumente werden direkt in das CRM übernommen.
Durch die Möglichkeit, an jeder Stelle in NOVO CxP Datenbankeinträge vorzunehmen, ist ein umfassendes Monitoring aller Prozessschritte gewährleistet.
Informationen über validierte Dokumente fließen in das AutoLearning-System ein. Ähnliche Fälle werden in Zukunft direkt klassifiziert und durchlaufen nicht mehr den Validierungsprozess.
Robin Schneider
Sachbereichsleiter | Post- und Scanzentrum Debeka BKK
„Wir pflegen mit inovoo eine gute, langjährige Partnerschaft die von zahlreichen gemeinsamen Entwicklungen geprägt ist.“
