EagleBurgmann ist weltweit einer der führenden Dichtungshersteller. Das Unternehmen mit 5.600 Mitarbeitern und einem Umsatz von rund 918 Millionen Euro ist ein Joint Venture der Weinheimer Freudenberg Gruppe und der japanischen EKK Gruppe.
Ausgangssituation
Der Rechnungseingang war bereits schon vor Projektumsetzung per Brief möglich und wurde mit Captiva Invoice verarbeitet. Das stetig ansteigende Rechnungsvolumen bedeutete aber auch einen ebenfalls ansteigenden Bearbeitungsaufwand für alle eingebundenen
Abteilungen.
Aufgabe
Der manuelle Bearbeitungsaufwand der Abteilungen sowie die damit verbundenen Kosten sollen durch eine wirtschaftlichere Lösung reduziert werden. Um mit gleichem Personalbestand auf dieses jährlich konstant um ca. 10 % steigende Rechnungsvolumen reagieren zu können, wird ein Buchungsprozess angestrebt, bei dem Rechnungen vollautomatisch weiterverarbeitet werden.
Lösung
Erweiterung des bisherigen Rechnungsverarbeitungsprozesses: Lieferanten sollen künftig Rechnungen sowohl per Brief als auch per E-Mail einreichen können. Der nachfolgende Prozessablauf zur Auswertung des Rechnungsinhaltes ist mit dem bereits seit Jahren etablierten Scanprozess (OCR) identisch. Zusätzlich sollen die extrahierten Metadaten zur effizienten Weiterverarbeitung von DOCUMENTUM an SAP überführt werden.
Ergebnisse
Mehr als die Hälfte der Lieferantenrechnungen wurden bereits nach wenigen Monaten digital eingereicht und auch vollautomatisch „dunkel“ verbucht, sodass die manuelle Eingriffsquote der Abteilungen bei steigendem Rechnungseingang erheblich gesenkt werden konnte.
Die Akzeptanz der Lieferanten, Rechnungen per E-Mail zu versenden, ist erfreulich hoch.
Auf einen Blick
Der manuelle Bearbeitungsaufwand wurde durch die vollautomatisierte Verarbeitung deutlich reduziert. Das macht den Rechnungsverarbeitungsprozess schneller und effizienter.
Die direkte Anbindung ermöglicht den automatischen Anstoß des internen Bearbeitungsprozesses in DOCUMENTUM und SAP.
Die Dokumente werden revisionssicher und einheitlich im PDF/A-Format archiviert und der Papierverbrauch reduziert.
KLAUS PREITSCHOPF
EagleBurgmann
„Punktgenaue Optimierung des Prozesses, bei hoher Flexibilität und weiterem Nutzungspotential der eingesetzten NOVO-Module, sowie kompetenter Beratung und Implementierung - nur so können wir die stetig wachsenden Anforderungen an die Erfassung und Verarbeitung unserer Eingangsrechnungen bewältigen. inovoo ist hier unser langjähriger Partner.“
