Die Hekatron Brandschutz ist ein Unternehmen der Securitas Gruppe Schweiz und Experte für frühzeitige und zuverlässige Branddetektion sowie gezielte Alarmierung.
Ausgangssituation
Im Kundenservicecenter der Hekatron Brandschutz gehen jährlich ca. 200.000 unstrukturierte E-Mails mit Anhängen in den Sammelpostfächern ein, die bisher manuell gesichtet, zugeordnet und weitergeleitet wurden. Das sehr hohe E-Mail-Volumen verbunden mit komplexen Zusammenhängen haben die Bearbeitungsdauer drastisch in die Höhe getrieben.
Aufgabe
Um schnell sichtbare Erfolge zu erzielen, sollte die Einführung von NOVO Mail in 2 Phasen untergeteilt werden. Die Anforderung in Phase 1 war die Verteilung der eingehenden E-Mails aus verschiedenen Sammelpostfächern auf die passenden Zielpostfächer mit deren manuellen Folgeworkflows. In Phase 2 sollten Inhaltsdaten aus E-Mails und Dateianhängen gewonnen und für die Weiterverarbeitung aufbereitet werden.
Lösung
In Phase 1 kam NOVO Mail Professional zum Einsatz um die Sichtung, Zuordnung und Weiterleitung von E-Mails und deren Anhänge in die Zielpostfächer effizienter zu gestalten.
In Phase 2 erfolgte die Datenextraktion und Anbindung an die Zielsysteme mit NOVO Mail Premium und den Zusatzpaketen DATA INTELLIGENCE sowie ENTERPRISE CONNECTS. Im Service ist so die automatisierte Anlage von Tickets im CRM System sowie die automatisierte Erfassung von Aufträgen in SAP möglich.
Ergebnisse
Der gesamte E-Mail-Eingang der Sammelpostfächer im Kundenservice wird heute automatisiert verarbeitet. Innerhalb von 2 Monaten wurde ein Automatisierungsgrad von über 90% erzielt und ein ROI von unter einem halben Jahr erreicht. Die Mitarbeiter wurden von stupiden und langwierigen Bearbeitungsaufgaben entlastet – die Reaktionszeiten wurden drastisch verkürzt und die Bearbeitungsqualität erhöht.
Auf einen Blick
Die zeitintensive manuelle Bearbeitung der unstrukturierten E-Mails ist nahezu eliminiert und Folgeprozesse werden automatisiert angestossen.
Innerhalb von 2 Monaten wurde ein Automatisierungsgrad von über 90% erreicht, der für eine spürbare Entlastung der Mitarbeiter sorgte.
Durch das effizientes Projektmanagement und der engen Zusammenarbeit konnte ein ROI von unter einem halben Jahr erzielt werden.
