Das Sächsische Staatsministerium der Finanzen ist innerhalb der Sächsischen Landesregierung verantwortlich für die Haushalts-, Finanz- und Steuerpolitik, umfasst 6.000 Haushaltsstellen mit einem Volumen von 25 Mrd. € (2024) und einem jährlichen Rechnungseingangsvolumen im sechsstelligen Bereich.
Dieses Projekt wurde in Zusammenarbeit mit unserem Partner intecsoft realisiert.
Ausgangssituation
Ein fachlich flexibles, technisch zukunftsfähiges und integriertes Kassen- und Rechnungswesen (HKR) für die gesamte sächsische Staatsverwaltung soll bis 2026 eingeführt werden. Die technisch überholten, betreuungsaufwändigen Alt-Verfahren werden abgelöst und der Betrieb wird sowohl fachlich als auch technisch zentral organisiert.
Aufgabe
Im Rahmen des Projektes HKR 2025 (Integriertes Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen 2025) wurde der Teilprozess „Elektronische Rechnungsbearbeitung“ zuerst für XRechnungen umgesetzt und dann für Rechnungen in Papier- und PDF-Form erweitert. Ziel war es, alle eingehenden Rechnungen medienbruchfrei und vollständig digital zu verarbeiten – von der Integration verschiedener Eingangskanäle über die Extraktion der Informationen und der Konvertierung ins XRechnungs-format bis hin zum Export in verschiedene Zielsysteme.
Lösung
Für Papier- und PDF-Rechnungen kommt NOVO CxP als Softwarelösung zum Einsatz, die als zentrale Plattform an die E-Mail-Postfächer sowie Scanstrecken der Ressorts angebunden ist. NOVO CxP übernimmt die Rechnungsdokumente mit ggf. vorhandenen Anhängen, extrahiert die benötigten relevanten Informationen, gleicht z. B. Bankinformationen mit vorhandenen Datenbeständen ab und ergänzt ggf. verfügbare Adressinformationen. Für den Export in die Zielsysteme werden die Daten aufbereitet, in das XRechnungsformat konvertiert und die zu einer Rechnung gehörenden Daten als ZIP-Archiv an den Rechnungs-freigabeprozess übergeben.
Ergebnisse
Mit NOVO CxP werden alle eingehenden Rechnungen, die noch nicht im XRechnungsformat vorliegen, automatisiert digitalisiert und verarbeitet. Manuelle Aufwände und die Durchlaufzeiten konnten deutlich reduziert, nachfolgende Prozessschritte medienbruchfrei digitalisiert werden. Mit der Integration von NOVO CxP wurde der Grundstein für weitere Automatisierungslösungen in Fachverfahren gelegt, um die digitale Transformation effizient zu begleiten.
Auf einen Blick
Durch eine nahtlose Integration der Eingangskanäle und benötigten Zielsysteme werden jetzt alle eingehenden Rechnungen medienbruchfrei verarbeitet.
NOVO CxP dokumentiert alle Verarbeitungsschritte, für maximale Transparenz und Nachverfolgbarkeit.
NOVO CxP ist leicht skalierbar, auch bei einer Erhöhung der Rechnungsanzahl oder der Implementierung weiterer Prozesse bleiben Sie stets flexibel.
MATTHIAS TRAUTWEIN
Referent / CPO Pega / Product Owner eERB & HKR-Portal
„Mit NOVO CxP haben wir die Rechnungsbearbeitung erheblich beschleunigt und den Grundstein für unsere digitale Transformation gelegt.“
Referenzbericht entdecken
Den ganzen Referenzbericht gibt es hier zum Download:
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