NOVO Email Desk beschleunigt Prozesse

  • Das NOVO Email Desk wird als Frontend der Lösung NOVO CxP zu einer zentralen Bearbeitungsplattform im Umgang der Sachbearbeiter mit eingehenden E-Mails. Das NOVO Email Desk ist die führende Komponente, mit der aktiv bei der Bearbeitung von persönlichen E-Mails gearbeitet wird. Der Anwender hat die Möglichkeit, die in seinem Microsoft Outlook ausgewählte E-Mail über das PlugIn zu archivieren und an einen Anschluss-Workflow weiterzugeben. Das PlugIn integriert sich nahtlos in die Oberfläche von Microsoft Outlook und verknüpft dieses mit den leistungsfähigen Funktionen von NOVO CxP.

    Das Beste daran: Automatisch werden aus Outlook heraus Aufgaben und eine Kontakthistorie in BITMARCK 21c|ng erstellt.

    Mit Hilfe des NOVO Email Desk sind Sie in der Lage, Prozesse effizient zu beschleunigen.

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  • Das NOVO Email Desk von inovoo bietet in seiner Standardausführung folgende Vorteile:

    • Automatische oder manuelle Suche nach dem richtigen Partner
    • Automatische, KI-unterstützte Ermittlung des korrekten Anliegens (Dokumenten-Typs)
    • Automatische Ergänzung von Metadaten
    • Automatische oder manuelle Möglichkeit, einen Kontakt/Aufgabe anzulegen
    • Automatische Konvertierung in PDF(/A) und Archivierung
    • Automatische Ablage der ausgehenden E-Mail in die Kundeakte/Archiv - im Original- und Langzeitarchivformat

Ihre Vorteile

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     Einfache Bedienung durch komplett in MS Outlook integrierte Lösung

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    Vereinfachte Kommunikation und Kostenersparnis durch Vermeidung von Papier

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    Kunde bekommt Antwort auf dem von ihm gewählten E-Mail-Kanal

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    Verfügbarkeit aller notwendigen Informationen durch zentrale Ablage

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  • Das NOVO Email Desk ist in die drei Bereiche „Partner“ (Maske 1), „Akte/Fall“ (Maske 2) und „Ablage/Aufgabe“ (Maske 3) aufgeteilt.

    Die Auswahlbox „Rolle“ legt fest, nach welchem Partner gesucht wird (hier gibt es die Möglichkeit, nach einem Versicherten oder einem Arbeitgeber zu suchen).

    Man kann per Analyse-Funktion oder Wildcard-Suche (= unscharfe Suche) nach Partnern suchen.

  • Analyse-Funktion: Über den Button „Analysieren“ wird der Body Text und der Betreff der E-Mail an NOVO Smart Data übergeben und gegen die täglich aktualisierten Stammdaten abgeglichen.

    Wildcard-Suche: Hier werden Merkmale des Partners, wie z.B. Name, Vorname, KV-Nummer, Ort, Postleitzahl oder Straße, in ein Suchfeld hintereinander getrennt durch ein Leerzeichen eingegeben. Nach jedem eingegebenen Zeichen wird die Suche ausgeführt und der Inhalt des Suchfeldes gegen die einzelnen Spalten der Stammdaten mit NOVO Smart Data abgeglichen. Die Suche beginnt ab der Eingabe des dritten Zeichens und wird nach jedem Zeichen aktualisiert. Von Zeichen zu Zeichen verringert sich die Treffermenge, bis am Ende nur noch der gesuchte Kandidat übrig bleibt.

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Auswahl Fachbereich/Fallstatus

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  • Ist die Rolle festgelegt worden, wird auf der zweiten Maske eine Akte oder ein bestehender Fall ausgewählt.

    Eine Akte wird über die drei Auswahlfelder Fachbereich, Prozess und Dokument definiert.

    Ist nun ein Versicherter als Partner festgelegt worden, sind in der Auswahlbox „Fachbereich“ alle Fachbereiche eines Versicherten aufgelistet. In der Auswahlbox „Prozess“ finden sich alle Prozesse, die ein Versicherter durchlaufen kann. In der Auswahlbox „Dokument“ sind alle Dokumenttypen dargestellt, die in diesem Fall Versicherte betreffen. Analog dazu sind bei der ausgewählten Rolle Arbeitgeber nur alle Arbeitgeberdokumente aufgelistet.

    Alternativ zur Akte kann die zu archivierende E-Mail auch einem bestehenden Fall zugeordnet werden. Dabei gibt es die Möglichkeit, den Status des Falles über die Optionen „eingegangen“, „in Bearbeitung“ oder „erledigt“ einzugrenzen.

Auswahl Sachbearbeiter und Notizen

  • Auf der Maske „Ablage/Aufgabe“ wird festgelegt, ob die E-Mail nur archiviert (Anlegen und Fall schließen) oder archiviert und zusätzlich noch eine Aufgabe (Anlegen und Fall bearbeiten) ausgelöst werden soll.

    Standardmäßig ist die Option „Anlegen und Fall schließen“ vorausgewählt.

    Auf der rechten Seite gibt es ein Notizfeld, in das der Bearbeiter zusätzliche Informationen eintragen muss. Eine Eingabe ist hier zwingend notwendig, da sonst die Archivierung nicht durchgeführt werden kann. Ist das Feld leer, bekommt der Bearbeiter eine Hinweismeldung in roter Farbe im unteren rechten Bereich des PlugIns.

    Wird die Option „Archivierung mit Aufgabe“ ausgewählt, wird der untere Bereich aktiviert und für die Bearbeitung freigeschaltet, in dem der jeweilige Sachbearbeiter zugeordnet wird, der den Fall später bearbeiten soll.

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