Automatisierung - Der Erfolgsfaktor in der GKV 2026

Die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) in Deutschland steht zu Beginn dieses Jahres vor gleich mehreren zentralen Herausforderungen: steigende Gesundheitskosten, demografischer Wandel, finanzieller Druck. Diese Entwicklung macht sich besonders bei den Beitragssätzen bemerkbar. Der gesetzlich festgelegte Zusatzbeitragssatz 2026  liegt zwischenzeitlich bei 2,9% – viele Kassen liegen deutlich darüber – das Ziel von unter drei Prozent im Durchschnitt wird nicht erreicht.
Die Gründe für diese Entwicklung sind vielfältig und komplex. Umso wichtiger ist es für Krankenkassen, möglichst effizient zu arbeiten und das Potenzial neuer Technologien voll auszunutzen. Viele Krankenkassen arbeiten gemeinsam mit Software-Herstellern daran, ihre Systeme weiter zu optimieren und zu modernisieren. Welche Entwicklungen eine besonders große Rolle spielen und welche Vorteile dadurch entstehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Aktuelle Herausforderungen bei Krankenkassen und ihren Prozessen

Nahezu alle Krankenversicherer beschäftigen sich damit, wie sie dem steigenden Kostendruck und anderen aktuellen Herausforderungen am effektivsten begegnen. Eine der entscheidenden Fragen ist dabei, wie man die Verarbeitung von eingehenden Dokumenten und Daten möglichst effizient bewältigt. Größte Herausforderung in der Kommunikation mit Versicherten ist meist der Post- und E-Mail-Eingang. Ziel ist es, diese besonders wichtigen Kanäle optimal zu verarbeiten, und gleichzeitig weitere digitale Datenquellen wie z.B. Portale oder auch elektronisch übermittelte medizinische Kommunikation (KIM) in einen einheitlichen, automatisierten Prozess einzubinden. Viele Krankenkassen nutzen spezielle Software-Lösungen, um ihre eingehende Kommunikation und insbesondere wiederkehrende Prozesse (z.B. Abrechnung der professionellen Zahnreinigung) so weit wie möglich zu automatisieren. Diese Lösungen werden für eine Krankenkasse in der Regel individuell angepasst. Neben Aspekten wie der unzureichenden Skalierbarkeit oder hohem Update-Aufwand haben solche Lösungen einen zentralen Nachteil: Sie bringen aufwendige und kostenintensive Installationsprozesse mit sich. Es ist ineffizient, wenn insbesondere kleinere Krankenkassen speziell zugeschnittene Software individuell installieren und betreiben – vor allem wenn ähnliche Prozesse auch bei anderen Kassen existieren. Die wichtigsten Ziele sind also, die Ressourcen von Krankenkassen und Software-Anbietern besser zu nutzen, Synergien zu schaffen und neue Technologien optimal einzubinden.

Aktuelle Entwicklungen und Lösungsansätze

Bei Medienberichten über die GKV steht seit einigen Jahren vor allem ein Thema im Mittelpunkt – steigende Zusatzbeitragssätze. Schon 2025 lag der durchschnittliche Zusatzbeitrag bei 2,5% (Quelle: Statista). Für 2026 liegt der gesetzliche Satz bei 2,9%, der in der Realität jedoch überschritten wird. Diese Entwicklung spüren die Versicherten direkt über ihre monatliche Lohnabrechnung.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Krankenkassen Abläufe optimieren. Der Trend: Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen. Susanne Wagenmann, Verwaltungsratsvorsitzende des GKV-Spitzenverbands, sieht die „Digitalisierung [als einen] Innovationsmotor“ und „die Datenverarbeitung mit und ohne KI [als] Voraussetzung für effiziente und bürokratiearme Prozesse“ (Quelle: GKV-Spitzenverband).

Wer die Digitalisierung im Bereich der GKV verfolgt, weiß, dass die meisten Krankenkassen schon seit vielen Jahren Scansoftware für den Posteingang und spezielle Lösungen für Fachprozesse nutzen. Oft können diese aber Kommunikationskanäle wie E-Mail, Portale oder Chats nicht optimal einbinden. Die Versicherten erwarten hingegen schnelle Antworten über ihren bevorzugten Kanal. Fehlende IT-Ressourcen und Abhängigkeiten von einzelnen Technologieanbietern stellen die Krankenkassen in diesem Zusammenhang vor große Herausforderungen. Die wichtigsten Trends:

  • Multichannel-Kundenkommunikation: Krankenkassen müssen ihre Systeme auf die zahlreichen digitalen Kommunikationskanäle optimieren. Dafür benötigen sie eine Software-Lösung, die alle Kanäle und Formate automatisiert verarbeiten kann.

Entwicklung des durchschnittlichen GKV-Zusatzbeitragssatzes (Quelle: Statista)

  • Modulare Plattformen: Die relevanten Kanäle und Formate sind von Kasse zu Kasse unterschiedlich und ändern sich häufig mit der Zeit. Deshalb muss das System einfach konfigurierbare Komponenten bieten, die sich leicht anpassen lassen. Wenn plötzlich z.B. viele PDF-Scans über ein neues Kundenportal empfangen werden, muss dieser Kanal und das Format schnell in den Prozess eingebunden werden – beispielsweise mithilfe einer KI-Texterkennung.

  • Nahtlose End-to-End-Prozesse: Das Gesundheitswesen verlagert seine Kommunikation zunehmend von dokumentenbasierten hin zu vollständig digitalen, datengetriebenen Prozessen. Wichtig ist dabei die nahtlose Integration von nachfolgenden Fachanwendungen. So können Informationen automatisiert übergeben und weitere automatisierte Schritte anstoßen werden. Solche vollständig automatisierten Prozesse reduzieren den manuellen Aufwand und geben Ressourcen frei.

  • Künstliche Intelligenz: Durch die Einbindung von KI entstehen völlig neue Möglichkeiten für die automatisierte Verarbeitung von Dokumenten und Daten. Damit Krankenkassen davon profitieren, muss die genutzte Software nahtlos und flexibel auf KI-Modelle zugreifen können. So können Prozesse noch einfacher und schneller automatisiert werden als bisher.

  • Einheitliche & skalierbare Lösungen: Einheitliche Lösungen, die von mehreren Krankenkassen genutzt werden können, reduzieren Entwicklungs- und Wartungskosten. Möglich machen das z.B. Container-Technologien wie Docker und Kubernetes: Diese ermöglichen eine schnelle Installation und den einfachen Austausch einzelner Module, ohne Ausfallzeiten. Durch Microservices und Cloud-Applikationen können neue Funktionen und Technologien wie KI flexibel eingesetzt werden.

Zahlreiche Vorteile moderner Automatisierung

Einzelne Entwicklungen im Bereich der GKV-Software verbessern die Effizienz in verschiedenen Aspekten. Doch lohnt sich der Umstieg auf moderne Multichannel-Lösungen und flexible Architekturen wirklich? Die Antwort ist ganz klar ja! Denn insgesamt ergeben sich klare Vorteile für die Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit der Krankenkassen:

  • Dunkelverarbeitung bei Posteingang und Standardprozessen: Prozesse, die in vielen Krankenkassen ähnlich ablaufen (z.B. Post- und E-Mail-Eingang, PZR- Abrechnung), können mit standardisierten Lösungen schnell automatisiert werden. Mit modernen Plattformen wird das noch einfacher. Daten können tiefergelesen werden und landen zum Schluss direkt in der Kundenakte oder weitere Schritte werden automatisiert angestoßen.

  • Gesenkte Kosten: Die effizientere Automatisierung von allen Eingangskanälen mit moderner Software senkt langfristig sowohl Entwicklungs- als auch Betriebskosten. Ein echter Vorteil, insbesondere für kleinere Kassen. Standardlösungen, Cloud-Systeme und Microservices reduzieren den Wartungsaufwand, vereinfachen Updates und ermöglichen eine bedarfsgerechte Skalierung.

  • Höhere Zuverlässigkeit: Vorgefertigte Komponenten und eine kluge Architektur (z.B. Container-Umgebungen) verhindern, dass Fehler bei einzelnen Prozessschritten das gesamte System beeinträchtigen. Standardisierte Lösungen helfen außerdem dabei, Fehler schneller zu erkennen und zu beheben.

  • Verbesserte Kundenzufriedenheit: Die schnellere und zuverlässigere Bearbeitung von Anfragen und Anträgen verbessert das Serviceerlebnis für Versicherte deutlich. Werden Leistungen zuverlässig und zeitnah erbracht, steigt auch das Verständnis für Beitragserhöhungen – die dank der Kostenersparnisse aber geringer ausfallen können.

Lösungen von inovoo: Bereit für die GKV der Zukunft

Mit der Plattform NOVO CxP health connect und weiteren Software-Lösungen hat sich inovoo als innovativer Anbieter im GKV-Markt etabliert. Zahlreiche Krankenkassen wie die hkk, ZF BKK oder BKK Faber-Castell haben bereits ihren Post- und E-Mail-Eingang sowie weitere Input-Prozesse weitgehend automatisiert. Mit NOVO CxP als Multichannel-Plattform decken Sie alle Eingangskanäle ab und schaffen eine nahtlose Verbindung zu den Zielsystemen: Die ausgelesenen Daten landen direkt in BITMARCK (21c|ng, Aktionsteuerung, Fallakte) und weiteren Systemen  – eben genau dort, wo sie benötigt werden. Durch diesen direkten und automatisierten Dialog zwischen den Systemen sparen Sie Kosten, Personal und Zeit.

NOVO CxP ist eine modulare Automatisierungs-Plattform, die flexibel auf die Anforderungen der einzelnen Krankenkassen angepasst werden kann. Dank Low-Code können die Fachbereiche auch selbst Anpassungen vornehmen, ohne spezielle IT-Kenntnisse. Nicht nur der Posteingang, sondern auch viele GKV-Standardprozesse, wie PZR-Rechnungen, SEPA-Mandate oder Bonushefte können innerhalb kurzer Zeit fast vollständig automatisiert werden.

Damit Prozesse effizient bleiben, können unterschiedliche Technologien flexibel kombiniert werden. NOVO AI Studio ist in NOVO CxP health connect nahtlos eingebunden und bietet mit modernen LLMs Unterstützung für besonders komplexe Prozesse oder Versichertendokumente.

Mit der neuesten Version NOVO CxP 3.0 können Sie Ihre Projekte noch schneller umsetzen und in Rekordzeit beeindruckende Automatisierungsraten erreichen – dank Container-Architektur, einer verbesserten Integration über REST-APIs und Microservices, die eine bessere Ressourcenverteilung ermöglichen. So machen Sie Ihre Krankenkasse bereit für die Herausforderungen von morgen und sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile.

Prozessmodellierung bei inovoo-Lösungen

Fazit: GKV-Prozesse noch besser automatisieren

Gesetzliche Krankenkassen stehen im Jahr 2026 vor vielen strukturellen Herausforderungen, auf die sie selbst nur begrenzt Einfluss haben. Genau deshalb ist es wichtig, dass sie dort aktiv werden, wo sie selbst etwas verbessern können: in ihren Geschäftsprozessen und der zugrunde liegenden Software. Durch den Einsatz standardisierter Lösungen und modularer Plattformen können Krankenkassen dem steigenden Kostendruck wirksam begegnen. Multichannel-Lösungen wie NOVO CxP von inovoo ermöglichen eine echte End-2-End-Automatisierung der eingehenden Kundenkommunikation. Gleichzeitig profitieren Versicherte von einem besseren und schnelleren Service. Krankenkassen, die heute in moderne Automatisierung und Software-Architektur investieren, schaffen die Basis für leistungsfähige und wettbewerbsfähige Prozesse heute und in Zukunft.

Autor:

Thomas Schneider | Geschäftsführer | inovoo

Kontakt: [email protected]