Wie RPA und Low-Code-Lösungen Ihr Unternehmen revolutionieren
Robotic Process Automation (RPA) und Low-Code-Lösungen sind zu unverzichtbaren Werkzeugen für Unternehmen geworden, die ihre Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. In diesem Artikel gibt Marc Drögsler, CTO der inovoo GmbH Einblicke in die Entwicklung von RPA sowie deren Einsatzmöglichkeiten und Herausforderungen.
Überblick
RPA existiert in seiner heutigen Form seit etwa zehn Jahren. Früher wurden vor allem Screen Capturing und Recording eingesetzt. Seit 2019/2020 wird verstärkt auf Citizen Development gesetzt, bei dem Mitarbeiter ohne tiefere IT-Kenntnisse einfache Automatisierungen erstellen können. RPA kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn eine vielfältige Softwarelandschaft ohne Schnittstellen vorhanden ist, die dennoch zusammenarbeiten muss.
Das Potenzial von Low-Code-Lösungen ist enorm, denn viele Prozesse in Unternehmen kosten unnötig viel Zeit. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie in einem Infopostfach täglich 2.500 E-Mails manuell selektiert und zugeordnet wurden. Mit RPA konnten Bounce-Mails und Newsletter automatisch gelöscht und wichtige E-Mails anhand von Vertragsnummern der richtigen Abteilung zugeordnet werden. So müssen nur noch rund 50 E-Mails manuell bearbeitet werden, was den Mitarbeitenden mehr Zeit für andere Aufgaben verschafft. Auch in der Rechnungsbearbeitung und bei Krankenversicherungen können RPA-Lösungen zu erheblichen Zeiteinsparungen führen.
Herausforderungen
RPA bietet viele Vorteile, bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Die größte Illusion ist, dass RPA nur aus Screen Recording besteht. Tatsächlich übernimmt RPA komplexe Aufgaben wie das Ausfüllen von Eingabemasken und ETL-Prozesse (Extract, Transform, Load). Ein weiteres Problem ist die sogenannte Schatten-IT, die durch eigenständige Programmierungen der Mitarbeiter entstehen kann. Daher ist es wichtig, eine konsistente Datenstruktur zu gewährleisten und Datensilos zu vermeiden.
Neben den technischen Voraussetzungen ist die Akzeptanz der Mitarbeiter entscheidend für den Erfolg von RPA und Low-Code-Lösungen. Gamification, also die Integration spielerischer Elemente, kann helfen, Motivation und Akzeptanz zu erhöhen. Es hat sich bewährt, jedem erstellten Bot einen Namen zu geben, um ihm menschliche Züge zu verleihen und die Akzeptanz zu erhöhen.
Ein weiteres Problem ist, dass Unternehmen oft nicht bereit sind, RPA vollständig zu implementieren. Erst wenn der Druck zu groß wird und kritische Prozesse zu scheitern drohen, wird gehandelt. Die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten von Anfang an in den Prozess eingebunden und kurzfristige Erfolge kommuniziert werden. Der Nutzen von RPA liegt nicht nur in der Kostenersparnis, sondern auch in der spürbaren Entlastung der Mitarbeiter.
Agiles Arbeiten und eine DevOps-Orientierung sind entscheidend für den Erfolg von RPA. Es ist wichtig, Compliance, Sicherheit und Datenschutz zu berücksichtigen, insbesondere bei Cloud-Lösungen. Der Einsatz von RPA erfordert auch eine gute Schulung der Mitarbeiter und ein effektives Change Management.
Möglichkeiten
RPA kann in vielen Bereichen und Prozessen eingesetzt werden. Ein Beispiel ist die automatisierte Verarbeitung von E-Mails und Dokumenten, was zu einer besseren Kontrolle und Archivierung führt. Auch für kleine Unternehmen lohnt sich die Automatisierung, um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten.
Die eigens von inovoo entwickelte Low-Code-Lösung NOVO CxP kommt hier hervorragend zum Einsatz, um beispielsweise Aufgaben im Bereich Input- und Prozessmanagement zu automatisiert. Diese Lösung ist plattformübergreifend einsetzbar und ermöglicht eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse der Kunden.
Für eine erfolgreiche Implementierung von RPA ist es wichtig, die Prozesse genau zu verstehen und die Anforderungen zu definieren. Nicht jeder Prozess kann automatisiert werden, aber bereits eine Teilautomatisierung kann erhebliche Vorteile bringen. Workshops mit den betroffenen Anwendern können helfen, die Akzeptanz zu erhöhen und die Prozesse gemeinsam zu gestalten.
Die Weiterentwicklung von RPA zielt darauf ab, die Erstellung von Workflows zu automatisieren und den Aufwand für die Anwender zu minimieren. Die Kombination verschiedener Plattformen ermöglicht eine flexible und effiziente Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass RPA und Low-Code-Lösungen den Unternehmen erhebliche Vorteile bieten, indem sie Prozesse automatisieren und die Effizienz steigern. Es ist jedoch wichtig, die Mitarbeiter einzubeziehen, Compliance und Sicherheit zu gewährleisten und ein gutes Change Management zu implementieren. Unternehmen, die diese Technologien erfolgreich einsetzen, können erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen erzielen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.
Machen Sie den ersten Schritt in Richtung Automatisierung und Effizienzsteigerung. Setzen Sie auf RPA und Low-Code-Lösungen, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und Ihre Mitarbeitenden zu entlasten.
