PROMOS consult ist ein SAP® IT-Beratungs- und Systemhaus für die Wohnungs-, Bau- und Immobilienwirtschaft. Gegründet 1998 in Berlin, beschäftigt das Unternehmen 270 Mitarbeitende und entwickelt und vertreibt branchenspezifische SAP® -Lösungen europaweit.
Ausgangssituation
Immobilienunternehmen erhalten eine Vielzahl von Korrespondenz über unterschiedlichste Kanäle – von Mieteranliegen über Nebenkostenabrechnungen sowie allgemeine Geschäfts- und Behördenpost. Diese gehen über diverse Eingangskanäle ein und müssen unterschiedlich verarbeitet werden. Manuelle Sichtung, richtige Zuordnung und händisches Anlegen von SAP ® -Tickets kostet Fachkräften wertvolle Zeit.
Aufgabe
Gesucht war eine durchgängige, skalierbare Lösung, die eingehende Korrespondenz automatisch klassifiziert, den Bewirtschaftungsbezug erkennt und die relevanten Daten strukturiert an die SAP ® -seitige Prozesssteuerung übergibt. Ohne manuelle Eingriffe für Routinepost, dafür mit voller Datenschutz-Compliance.
Lösung
Die Kombination aus inovoo NOVO CxP und PROMOS OPSI (Open Promos Smart Inbox) schließt die Lücke zwischen Posteingang und SAP® -Bewirtschaftungsprozess.
NOVO CxP bündelt alle Eingangskanäle (E-Mail, Papierpost via Scan, Voice) und routet nach Bewirtschaftungsbezug vor. OPSI, der KI-Service auf der OpenPromos Cloud, erkennt Mieter, Objekt, Sachverhalt und Anliegen automatisch, mappt sie auf kundenspezifische SAP® -Kataloge und übergibt fertige Tickets.
Ergebnisse
Die Korrespondenz ist beim Öffnen vollständig vorbereitet: Mieter, Objekt und Sachverhalt sind bereits erkannt und im SAP® -Ticket hinterlegt. Routinefälle werden automatisch abgeschlossen, sobald die Erkennungs-sicherheit die konfigurierten Schwellwerte überschreitet.
Die Sachbearbeitung gewinnt somit Zeit für komplexe Vorgänge und die Servicequalität für Mieter steigt spürbar. Gleichzeitig gewährleistet eine Architektur ohne vollständige Stammdaten-Synchronisation in die Cloud den Datenschutz.
Auf einen Blick
Korrespondenzen aus allen Eingangskanälen werden zentral erfasst, automatisch nach Wirtschaftsbezug klassifiziert und in den entsprechenden Prozess überführt.
OpenPromos Smart Inbox extrahiert relevante Daten und mappt sie auf kundenspezifische SAP®-Kataloge – pro Kunde isoliert.
Eigener Kunden-Tenant, Architektur ohne vollständige Stammdaten-Synchronisation in die Cloud
VOLKER SCHULZ
Geschäftsführer bei PROMOS consult
„Die Kombination aus NOVO CxP und OPSI hat unsere Vorstellung von automatisierter Posteingangs-verarbeitung grundlegend verändert.
Korrespondenz, die früher manuell sortiert und eingepflegt wurde, landet heute als fertiges SAP ®-Ticket direkt bei der zuständigen Fachkraft.“
Der PROMOS-Referenzbericht auf einen Blick
Den kompletten Referenzbericht können Sie hier downloaden:
Auch HEKATRON hat ihre Kundenkommunikation automatisiert
Die HEKATRON stand vor einer ähnlichen Herausforderung wie die PROMOS Consult. Der gesamte E-Mail-Eingang der Sammelpostfächer im Kundenservice wird heute automatisiert verarbeitet. Innerhalb von 2 Monaten wurde ein Automatisierungsgrad von über 90% erzielt und ein ROI von unter einem halben Jahr erreicht. Die Mitarbeiter wurden von stupiden und langwierigen Bearbeitungsaufgaben entlastet – die Reaktionszeiten wurden drastisch verkürzt und die Bearbeitungsqualität erhöht.
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