Mehr Effizienz, mehr Vertrauen: KI in der öffentlichen Verwaltung
Immer mehr Menschen wünschen sich einen einfachen und schnellen Zugang zu behördlichen Dienstleistungen über das Internet. Laut einer aktuellen Studie des Branchenverbandes Bitkom e.V. würde ein Großteil der Bevölkerung gerne die meisten Verwaltungsdienstleistungen lieber online als in Person erledigen, fühlt sich dabei aber durch fehlende Möglichkeiten eingeschränkt.
Das Onlinezugangsgesetz – eine lästige Pflicht oder doch eine Chance?
Das Onlinezugangsgesetz (OZG) gilt als das bisher größte Projekt zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung und sollte ursprünglich dafür sorgen, dass bis Ende 2022 alle Behörden ihre Dienstleistungen auch digital anbieten. Dass das ein sehr ambitioniertes Ziel war, ist wohl von Anfang an klar gewesen. Auch heute können sehr viele Verwaltungsdienstleistungen weiterhin nur in Person erledigt werden. Es gibt allerdings auffällige Unterschiede zwischen den Institutionen. Ein Blick auf das „Dashboard Digitale Verwaltung“ zeigt: Während der Bund bei seinen Verwaltungsdienstleistungen die Ziele des OZG größtenteils erreicht hat, hinken die meisten Länder und Kommunen immer noch hinterher.
Auf den ersten Blick macht das OZG mit seinen Verpflichtungen in erster Linie den Eindruck einer zusätzlichen Belastung für die Behörden, von denen viele an Personalmangel und Überlastung leiden. Ich glaube aber, dass wir es vielmehr als Chance sehen sollten, die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung endlich voranzubringen, trotz Herausforderungen wie Datenschutzbedenken und Sicherheitsvorgaben. Mit modernen Technologien können viele Prozesse deutlich schneller und effizienter werden, was zu einer Entlastung des Personals und einer Verkürzung der Bearbeitungsdauern führt. Nicht zuletzt sollte auch die Unzufriedenheit der Bürger mit der Arbeit der Behörden ernst genommen werden.
Das Potenzial von KI in der öffentlichen Verwaltung
In einer kürzlich veröffentlichten Studie hat die IW Consult das Potenzial von Technologien wie KI in der öffentlichen Verwaltung und in privaten Unternehmen verglichen. Die Ergebnisse zeigen, dass das Potenzial in beiden Fällen enorm ist, in der öffentlichen Verwaltung allerdings noch größer als in der freien Wirtschaft. So könnten z.B. 82% der Arbeitsplätze in Behörden vom Einsatz generativer KI profitieren. Die Autoren betonen auch, dass eine effizientere Verwaltung einen positiven Effekt auf die gesamte Wirtschaft hätte, beispielsweise durch schnellere Genehmigungsverfahren für Unternehmen. Ein konkretes Beispiel aus der Studie zeigt, dass durch den Einsatz von KI in der Stadtverwaltung Wiesbaden die Überwachung des Straßenzustands effizienter gestaltet werden konnte. Eine KI-basierte Anwendung analysierte Videoaufnahmen von Straßen und Gehwegen und erkannte Straßenschäden mit einer beeindruckenden Trefferquote von 94,6 %. Doch auch deutlich einfachere Prozesse können durch KI effizienter werden, wie z.B. die Kommunikation mit den Bürgern oder die Bearbeitung von Formularen.
Und jetzt? Wie Sie am meisten von KI profitieren
Das ungenutzte Potenzial im Bereich von KI und Automatisierung ist in der öffentlichen Verwaltung also unübersehbar. Unklarer wird es, wenn man sich die Frage stellt, wie und an welchen Stellen man das Problem am besten angeht. Durch die vielen Möglichkeiten, aber auch durch Problematiken wie die Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit sind viele Behörden an dieser Stelle verunsichert – zurecht, denn die Effizienzgewinne könnten im schlechtesten Fall durch Schwierigkeiten bei der Implementation oder nicht berücksichtigte Regularien zunichtegemacht werden. Damit Sie größtmöglich profitieren, sollten Sie diese Aspekte frühzeitig berücksichtigen und sich gegebenenfalls unterstützen lassen.
Unsere Lösungen: NOVO CxP und NOVO AI Studio
Wir von inovoo entwickeln schon seit über 20 Jahren innovative Software-Lösungen, die Unternehmen und Organisationen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse mithilfe modernster Technologien effizienter zu gestalten. Die Kombination aus unserer Low-Code-Plattform NOVO CxP und dem NOVO AI Studio schafft beste Bedingungen, um Prozesse vollständig zu automatisieren. Vor- und nachgelagerte Systeme können dabei nahtlos integriert werden. Mit NOVO AI Studio haben sie die Möglichkeit, verschiedene Sprachmodelle (LLMs) zu nutzen, lokal oder in der Cloud – das entscheiden Sie ganz nach Ihren Bedürfnissen und den datenschutzrechtlichen Anforderungen in Ihrem Bereich.
Das NOVO AI Studio zeichnet sich durch drei Kernfunktionen aus:
- Klassifikation: Eingehende Dokumente oder Nachrichten werden erkannt, kategorisiert und den richtigen Prozessen zugeordnet.
- Datenextraktion: Automatische Extraktion von wichtigen Daten wie Bestellinformationen oder Kundendaten
- Zusammenfassung: NOVO AI Studio fasst die relevanten Informationen aus Texten in kürzester Zeit präzise zusammen.
NOVO CxP ist unsere benutzerfreundliche Low-Code-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, auch ohne Programmierkenntnisse selbst Workflows zu modellieren. Das sorgt für maximale Kontrolle und Flexibilität. Ein weiterer Vorteil ist die Implementierungsdauer, die wir über die Jahre immer weiter verkürzen konnten, sodass Sie mit uns inzwischen innerhalb von Stunden oder Tagen ihre Prozesse vollständig automatisieren können.
NOVO CxP und NOVO AI Studio - Ein starkes Team!
Erfahren Sie jetzt mehr zu unserer Low-Code-Plattform und unserer cleveren KI-Lösung:
Praxisbeispiel: Verarbeitung von beBPo-Nachrichten beim Landkreis Dachau
Wie viele andere Behörden auch verarbeitet der Landkreis Dachau seine Kommunikation mit anderen öffentlichen Stellen (wie z.B. dem Familiengericht) über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo). Beim Thema „Kindeswohlgefährdung“ sollten die Verarbeitungsqualität und Fristeneinhaltung verbessert und beBPo-Nachrichten rund um die Uhr verarbeitet werden.
Durch die KI-basierte Inhaltsanalyse von NOVO CxP @beBPo werden die Nachrichten jetzt automatisiert den Zielpostfächern zugeordnet -lange Liegezeiten gibt es nicht mehr.
Wie das Landratsamt Dachau von KI profitiert
Fazit: KI als Sprungbrett in die Zukunft der öffentlichen Verwaltung
Der zielgerichtete Einsatz von KI sorgt für mehr Effizienz, für eine Entlastung des Personals und auch für mehr Vertrauen gegenüber der öffentlichen Verwaltung, die so in der Lage ist, den Bedürfnissen der Bürger besser gerecht zu werden. Durch die Automatisierung von Prozessen können Sie ihre internen Abläufe optimieren, was zu schnelleren Reaktionszeiten und geringeren Wartezeiten führt. Wenn außerdem auch Datenschutz und Datensicherheit durch den Einsatz passender Technologien berücksichtigt werden, steht einer zukunftssicheren und bürgernahen Verwaltung nichts mehr im Wege.
