Was ist Prozessautomatisierung?
Gibt es auch in Ihrem Unternehmen langwierige, wiederkehrende Aufgaben, die Ihr Personal zu viel Zeit kosten? Damit sind Sie nicht allein: Aufwendige Prozesse, bei denen eingehende Daten und Dokumente verarbeitet werden müssen, sind weit verbreitet. Kommunikation findet über immer mehr Kanäle statt und umfasst oft große Mengen unterschiedlicher Informationen. Die manuelle Bearbeitung bindet wertvolle Ressourcen und bringt ein hohes Risiko von Fehlern mit sich. Vor allem dann, wenn einzelne Mitarbeiter viele Daten hintereinander prüfen und überführen müssen. Genau hier kommt Prozessautomatisierung (BPA, Business Process Automation) ins Spiel. Sie transformiert aufwendige Abläufe in digitale und automatisierte Workflows und schafft so mehr Effizienz bei der Verarbeitung von Kommunikation.
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Was genau ist Prozessautomatisierung?
Bei der Prozessautomatisierung in Unternehmen geht es darum, Mitarbeitende von monotonen Routinetätigkeiten zu entlasten und diese Aufgaben stattdessen automatisiert ausführen zu lassen. Zum Beispiel müssen eingehende E-Mails dann nicht mehr manuell gelesen und sortiert werden. Damit solche Prozesse automatisiert laufen, braucht man verschiedene Technologien und Software-Lösungen wie Workflow-Management-Systeme. Dies sind typische Aufgaben, die in einem automatisierten Prozess enthalten sein können:
- Datenextraktion: die Auslesung relevanter Daten aus Dokumenten (z. B. Kundennummern, Beträge, Adressen)
- Klassifikation: die Zuordnung von Dokumenten und Daten zu verschiedenen Kategorien (z. B. Mitgliedschaftsanträge, Rechnungen, bestimmte Formulare)
- Abgleich und Validierung der Daten: die Daten werden geprüft oder abgeglichen (z. B. Ist die Kundennummer im System vorhanden? Hat die IBAN die richtige Anzahl an Stellen?)
Wichtig ist außerdem die Anbindung an die Eingangskanäle oder Datenquellen. Denn nur wenn das System die Dokumente und Daten automatisch abrufen kann, etwa aus den E-Mail-Postfächern, kann der ganze Prozess automatisiert werden. Genauso essenziell ist die Integration der Zielsysteme, also der Systeme, in denen die verarbeiteten Daten zum Schluss gespeichert und genutzt werden sollen.
Welche Prozesse können automatisiert werden?
Welche Prozesse in einem bestimmten Unternehmen automatisiert werden können, hängt von der Branche und der eigenen Kommunikationsstruktur ab. Manche Prozesse, wie der Kundenservice über E-Mail, existieren fast in jedem Unternehmen. Ab einer bestimmten Menge an eingehenden E-Mails ist eine automatisierte Verarbeitung fast immer sinnvoll. Es gibt aber auch branchenspezifische oder unternehmensspezifische Prozesse, die sehr komplex sein können. Bis vor einigen Jahren waren solche Prozesse schwer zu automatisieren. Der Aufwand, eine spezialisierte Lösung zu entwickeln, war einfach zu hoch. Dank flexibler Plattform-Lösungen und KI-Technologie können Unternehmen heute so viele Prozesse automatisieren wie nie zuvor. Und das auch noch in sehr kurzer Zeit. Dies sind Beispiele für Prozesse, die in der Regel einfach zu automatisieren sind:
- Kundenservice: Servicecenter erhalten Anfragen über immer mehr Kanäle, da Kunden unterschiedliche Präferenzen haben. Das erschwert es den Service-Agenten, den Überblick zu behalten. Eine Plattform, die Anfragen aus verschiedenen Kanälen automatisch nach Anliegen sortiert und an den richtigen Ansprechpartner weiterleitet, schafft hier Abhilfe.
- Eingehende Formulare: In vielen Organisationen, insbesondere bei (Kranken-)Versicherern, gibt es standardisierte Formulare, die tausendfach eingereicht werden. Das können beispielsweise Formulare über die Teilnahme an bezuschussten Gesundheitskursen sein. Hier lohnt sich Automatisierung besonders: schnelle Verarbeitung bei hohem Volumen.
- Eingehende E-Mails und Post: Über E-Mails und Briefe gehen bei Unternehmen besonders viele Serviceanfragen und Formulare ein – aber auch viele andere Anliegen. Damit trotz voller Postfächern und Scanstrecken jeder Kunde zeitnah eine Antwort erhält, ist Prozessautomatisierung unumgänglich.
- Rechnungen: Eingehende Rechnungen müssen nicht nur ausgelesen, sondern auch geprüft werden. Diese Prüfung erfolgt nach klaren Regeln (z.B. gemäß § 14 UstG), ist aber bei der manuellen Bearbeitung vieler Rechnungen trotzdem fehleranfällig. Deshalb sind automatisierte Auslesung und Prüfung die ideale Lösung bei hohem Rechnungsvolumen.
Für das Erstellen eines konkreten Prozesses gibt es verschiedene Möglichkeiten, je nach eingesetzter Software. Um dabei nicht auf knappe IT-Ressourcen angewiesen zu sein, empfehlen Experten, auf eine Low-Code-Plattform zu setzen. Damit lassen sich Automatisierungsprojekte kurzfristig und flexibel umsetzen. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Artikel zu Low Code:
Einer von vielen Prozessen, die mit Automatisierung deutlich effizienter werden: Die Rechnungsverarbeitung
Die Rolle von KI in der Prozessautomatisierung
Seit einigen Jahren spielt künstliche Intelligenz, insbesondere in Form von Large Language Models (LLMs), eine immer größere Rolle bei der Automatisierung von Unternehmensprozessen. Mit generativer KI lassen sich heute auch Prozesse automatisieren, die früher zwingend menschliches Eingreifen erforderten. Generative KI kann beispielsweise unterschiedlichste Dokumentenarten automatisch auswerten – auch solche, die mit klassischen OCR- oder regelbasierten Systemen nur schwer zu verarbeiten sind, etwa Formulare mit häufig wechselnden Feldern oder variierenden Layouts. Unternehmen, die das Potenzial von KI klug nutzen, können manuelle Aufwände bei der Dokumentenverarbeitung auf ein Minimum reduzieren. Allerdings haben bislang nur wenige Organisationen dieses Niveau erreicht. Denn so leistungsfähig KI auch ist – ihren vollen Nutzen entfaltet sie nur dann, wenn sie nahtlos in bestehende Prozesse eingebunden ist.
In der Praxis jedoch werden bisher häufig zusätzliche KI-Tools eingesetzt, die bestehende Lösungen ergänzen sollen. Solche Insellösungen erhöhen insgesamt den Wartungsaufwand und schaffen zusätzliche Barrieren zwischen den Systemen. Das kann dazu führen, dass der KI-Einsatz letztlich weniger Vorteile bringt als erhofft. Bei der Automatisierung von Prozessen mit KI ist es deshalb besser, auf Plattformen oder Inputmanagement-Systeme zu setzen, die moderne KI-Funktionen bereits nativ unterstützen. Dadurch lassen sich Prozessmanagement und KI-Unterstützung innerhalb eines einheitlichen Systems kombinieren. Das reduziert Schnittstellenprobleme, vereinfacht die Administration und sorgt dafür, dass Prozesse stabil, skalierbar und zukunftssicher bleiben.
Prozessautomatisierung mit inovoo
inovoo verfügt über langjährige Expertise in der Automatisierung von Geschäftsprozessen bei Unternehmen und Behörden. Die Low-Code-Plattform NOVO CxP kann verschiedene Eingangskanäle (z.B. E-Mail, Brief, Online-Portale) und Technologien einbinden, sodass Sie praktisch jeden Prozess automatisieren können. Die gewonnenen Daten landen dort, wo sie benötigt werden: dank flexibler Schnittstellen direkt in Ihren Zielsystemen. NOVO CxP lässt sich nahtlos mit NOVO AI Studio verbinden, der KI-Prozesslösung von inovoo. Selbst schwer lesbare Dokumente oder komplexe Layouts werden damit zuverlässig verarbeitet. Ganz nach Ihren Anforderungen und Datenschutz-Vorgaben können Sie in NOVO AI Studio aus einer Vielzahl an LLMs wählen – gehostet in der Cloud oder lokal.
Fazit: Prozessautomatisierung als Erfolgsfaktor
Prozessautomatisierung ist in Branchen mit hohem Kommunikationsaufkommen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor, denn sie spart Zeit und Kosten. Moderne Technologien ermöglichen es Unternehmen, repetitive Aufgaben effizient und zuverlässig zu erledigen – bei beliebigem Volumen. Durch den gezielten Einsatz von KI lassen sich inzwischen sogar komplexe und bislang schwer automatisierbare Prozesse digitalisieren und automatisieren. Mit Software-Lösungen wie NOVO CxP und NOVO AI Studio von inovoo können Sie genau das umsetzen und schon bald von den Vorteilen profitieren.
