Was ist Dokumentenklassifizierung?

Unternehmen erhalten täglich eine Flut an Informationen: E-Mails, Verträge, Rechnungen, Anträge, Briefe oder auch Chat-Nachrichten. Diese Dokumente enthalten wichtige Daten, die jedoch erst dann effizient nutzbar sind, wenn sie richtig eingeordnet werden. Genau hier setzt die automatisierte Dokumentenklassifizierung an: Sie sorgt dafür, dass jedes Dokument automatisch der passenden Kategorie, Abteilung oder Bearbeitungsstrecke zugeordnet wird.

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Was genau bedeutet Dokumentenklassifizierung?

Dokumentenklassifizierung ist der Prozess, eingehende Dokumente nach ihrem Inhalt, Kontext oder Zweck (automatisch) zu erkennen und in vordefinierte Klassen einzuteilen.

Beispiele:

  • Eine eingehende E-Mail wird als Reklamation erkannt und direkt an den Kundenservice geleitet.

  • Eine PDF wird als Rechnung identifiziert und in einen entsprechenden Workflow geleitet.

  • Ein gescannter Antrag wird automatisch der richtigen Fachabteilung einer Behörde zugeordnet.

Damit bildet die Klassifizierung die Grundlage für jeden Geschäftsprozess, der eingehende Kommunikation beinhaltet: Erst wenn klar ist, um welche Art von Dokument es sich handelt, kann es an das richtige System oder den richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. Danach können weitere Schritte wie Verarbeitung, Prüfung oder Archivierung erfolgen.

Warum ist automatisierte Dokumentenklassifizierung so wichtig?

Der erste Schritt bei der Modernisierung von Geschäftsprozessen mit eingehender Kommunikation ist die Digitalisierung analoger Dokumente (Briefe, Fax). Wenn diese dann z.B. als Scan vorliegen, kann der automatisierte Verarbeitungsprozess grundsätzlich starten. Hier gilt aber zu beachten: Auch wenn ein Dokument in digitaler Form vorliegt und ein digitales Zielsystem bereitsteht, kann die Verarbeitung trotzdem zu einem enormen manuellen Aufwand führen. Ohne eine intelligente Klassifizierung müssen Mitarbeiter jedes Dokument oder jede Datei manuell zuordnen. In der Praxis bedeutet das:

  • Zeitverlust durch manuelle Sortierung und Weiterleitung.

  • Fehleranfälligkeit, wenn Dokumente versehentlich falsch abgelegt oder an die falsche Stelle weitergeleitet werden.

  • Verpasste Fristen, wenn wichtige Dokumente im überfüllten Posteingang „untergehen“.

Die Lösung für diese Herausforderungen ist der Einsatz einer Software, die für automatisierte Dokumentenklassifizierung sorgt. So landen alle Informationen innerhalb von Sekunden beim richtigen Ansprechpartner, was die Bearbeitungszeiten insgesamt erheblich verkürzt. Davon profitieren Unternehmen nicht nur selbst, sondern vor allem auch ihre Kunden und Geschäftspartner.

Typische Einsatzfelder der Dokumentenklassifizierung

Die möglichen Anwendungsfälle sind breit gefächert – überall dort, wo viele unterschiedliche Dokumenttypen verarbeitet werden, bringt die automatisierte Klassifizierung klare Vorteile:

  • Kundenkommunikation: Briefe, E-Mails und Nachrichten aus weiteren Kanälen werden automatisch erkannt und z.B. nach dem Kundenanliegen (Anfrage/Beschwerde/Kündigung/…) sortiert.

  • Rechnungswesen: Rechnungen in verschiedenen Formaten und Sprachen sowie mit unterschiedlichen Layouts werden alle automatisch als solche erkannt und in einen Rechnungs-Workflow überführt.

  • Öffentliche Verwaltung: Bürgeranträge, Nachweise oder Bescheide landen sofort in den passenden Fachverfahren.

  • Weitere Prozesse: Überall dort, wo Daten und Dokumente bei einer Organisation eingehen und anschließend in einem bestimmten Prozess verarbeitet werden müssen (z.B. Schadensmeldungen bei Versicherern, eingehende Aufträge, …) beschleunigt intelligente Klassifizierung die Verarbeitung enorm.

Methoden & Technologien

Die Klassifizierungsmethoden haben sich mit der Zeit stark weiterentwickelt. Je nach Anwendungsfall können unterschiedliche Methoden sinnvoll sein:

Regelbasierte Klassifizierung

Dokumente werden anhand von Schlagwörtern oder Mustern erkannt (wie zum Beispiel „enthält das Wort Rechnung“). Für einfache Fälle mit wenigen Dokumentenarten, die jeweils alle einer bestimmten Struktur folgen, ist das eine sehr leicht umsetzbare Lösung.

Template-basierte Klassifizierung

Diese ist besonders geeignet für stark standardisierte Dokumente mit festen Layouts (z.B. Formulare). Wenn über einen bestimmten Kanal mehrere Kategorien von Dokumenten eingehen, die aber alle einer bekannten, vordefinierten Struktur entsprechen, ist das eine sinnvolle, ressourcensparende Option. Die Dokumentklassen werden dabei per Machine Learning (ML) trainiert. Bei regelmäßigen Änderungen in den Layouts können die erforderlichen Anpassungen aber zu erhöhtem Aufwand und Verzögerungen führen.


KI-basierte Klassifizierung mit LLMs

Large Language Models (LLMs) eröffnen bei der Dokumentenklassifizierung neue Möglichkeiten: Die Struktur und das Layout des Dokuments spielen bei der Verwendung von LLMs kaum noch eine Rolle, da diese die Art des Dokuments kontextbasiert erkennen können. Das heißt, dass z.B. auch eine Rechnung, in der das Wort „Rechnung“ an keiner Stelle vorkommt, trotzdem erkannt wird. In diesem Beispiel erkennt das LLM die typischen Elemente einer Rechnung (Rechnungsposten, Beträge, Adressen) und interpretiert so die Dokumentenklasse, ähnlich ein Mensch in diesem Fall vorgehen würde. Mit LLMs kann man Dokumente also auch ohne Vorbereitung oder Trainings direkt automatisiert klassifizieren lassen.

Vorteile automatisierter Dokumentenklassifizierung

Vom Einsatz intelligenter Dokumentenklassifizierung profitieren Unternehmen gleich mehrfach. Im Vergleich zu manueller Zuordnung führt die intelligente Klassifizierung zu enormen Verbesserungen bei Effizienz, Genauigkeit und Skalierbarkeit:

  • Zeit- und Kosteneffizienz: Dadurch, dass alle Dokumente automatisiert und in Echtzeit an die richtige Stelle gelangen, entfällt der enorme manuelle Verteilungsaufwand. So kommen die Dokumente schneller in den eigentlichen Verarbeitungsprozess.

  • Hohe Genauigkeit: Systeme mit KI oder anderen Technologien ordnen auch das tausendste Dokument des Tages noch zuverlässig der richtigen Kategorie zu, während sich Mitarbeitende komplexeren Aufgaben widmen können.

  • Skalierbarkeit: Moderne Plattformen können Dokumente auch bei steigenden Mengen effizient klassifizieren und lassen sich flexibel auf neue Eingangskanäle oder Prozesse anpassen.

  • Transparenz und Kontrolle: Über moderne Monitoring-Dashboards (wie z. B. bei NOVO BI Board) kann die Klassifizierung in Echtzeit überwacht und ausgewertet werden, um den Prozess weiter zu optimieren.

Von der Klassifizierung zum automatisierten Workflow

Ist ein Dokument also der richtigen Kategorie zugeordnet, kann es korrekt automatisiert weiterverarbeitet werden. Wichtig ist dafür noch die Datenextraktion, damit die Daten strukturiert vorliegen und genutzt werden können.

Datenextraktion dient dazu, Informationen aus unterschiedlichen Dokumentenarten maschinenlesbar zu machen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können. Jetzt mehr erfahren:

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Moderne Automatisierungsplattformen nutzen diese strukturierten Daten und schaffen so einen vollautomatisierten Prozess:

  1. Die extrahierten Daten aus dem klassifizierten Dokument werden an den Workflow übergeben.

  2. Bei der weiteren Verarbeitung werden die Daten für das Zielsystem vorbereitet und in dem Format gespeichert, in dem sie benötigt werden.

  3. Die Daten werden in das Zielsystem exportiert (CRM, ERP, Fachverfahren, …).

Auf diese Weise entsteht ein durchgängiger digitaler Prozess, der die Geschwindigkeit erhöht und die Servicequalität verbessert.

Die Wahl der passenden Software: Lösungen von inovoo

Damit also die Vorteile der intelligenten Dokumentenklassifikation optimal genutzt werden können, braucht es eine Plattform, die mithilfe der korrekt zugeordneten und extrahierten Daten einen durchgängigen Prozess schafft. NOVO CxP (Communication Exchange Platform) von inovoo ist eine moderne Lösung, mit der Sie genau das erreichen. Die Low-Code-Plattform extrahiert und klassifiziert die Daten, um sie dann direkt für die automatisierte Weiterverarbeitung zu nutzen. NOVO CxP…

  • unterstützt alle Eingangskanäle: Briefe, E-Mails, Scans, Formulare und andere Datenquellen
  • verarbeitet Inhalte unabhängig von Format, Sprache, Struktur oder Komplexität
  • schafft einen durchgängigen, automatisierten Prozess – vom Eingang der Daten bis zur Übergabe in Ihre Zielsysteme

Für besonders komplexe Klassifizierungsprozesse ist die Nutzung von LLMs empfehlenswert, z.B. über das NOVO AI Studio. Damit bringen Sie die Flexibilität und Leistungsfähigkeit dieser neuen Technologie direkt in Ihren Prozess und können besonders heterogene Dokumente noch besser klassifizieren. Genau wie auch NOVO CxP fügt sich NOVO AI Studio nahtlos in Ihre bestehende Umgebung ein. Das ermöglicht nicht nur intelligente Klassifizierung, sondern auch eine vollständige Automatisierung vom Eingang der Daten bis zur abschließenden Bearbeitung.

Fazit: Intelligente Dokumentenklassifizierung beschleunigt Prozesse

Intelligente Dokumentenklassifizierung ist ein entscheidender Bestandteil von jedem Automatisierungsprojekt, in dem die Verarbeitung unterschiedlicher Dokumententypen optimiert werden soll. Ob im Kundenservice, im Rechnungswesen oder in der Verwaltung – intelligente Klassifizierung beschleunigt Abläufe, reduziert Kosten und verbessert die Servicequalität. Mit Lösungen wie NOVO CxP und NOVO AI Studio setzen Sie die automatisierte Dokumentenklassifizierung mühelos um, egal ob regelbasiert, template-basiert oder mit Hilfe von modernsten LLMs.  So schaffen Sie eine zukunftsfähige Basis für durchgängige Automatisierung.

Autor:

Stefan Kremel | Product Marketing Manager | inovoo

Kontakt: s.kremel@inovoo.com