Was ist Datenvalidierung?
Um eingehende Dokumente automatisiert zu verarbeiten, müssen die darin enthaltenen Informationen digital und strukturiert vorliegen. Die Daten müssen also extrahiert und korrekt klassifiziert werden. Als nächstes stellt sich allerdings die Frage, ob alles richtig erkannt wurde und ob das ursprüngliche Dokument fehlerfrei und vollständig ist. Um das sicherzustellen, muss eine sorgfältige Datenvalidierung in den Verarbeitungsprozess integriert werden. Wie das genau funktioniert und was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in diesem Wissensartikel.
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Was genau versteht man unter Datenvalidierung?
Unter Datenvalidierung versteht man den Prozess, gewonnene Daten aus Geschäftsdokumenten systematisch auf formale und inhaltliche Korrektheit zu prüfen. Es geht dabei nicht allein darum, ob ein Feld ausgefüllt ist, sondern auch, ob der Wert zu bestehenden Daten (z.B. Beträge einer Bestellung) oder einem erforderlichen Muster entspricht. Bei der Datenvalidierung werden beispielsweise diese Aspekte geprüft:
- Hat die IBAN in einer Rechnung die korrekte Anzahl an Ziffern?
- Liegt das gewünschte Lieferdatum bei einer Bestellung in der Zukunft?
- Existiert die angegebene Kundennummer in den Systemen?
- Passt der Rechnungsbetrag zu der dazugehörigen Bestellung?
So wird verhindert, dass falsche oder unvollständige Daten unbemerkt in die Fachsysteme gelangen und dort zu Verzögerungen oder, im schlimmsten Fall, zur falschen Entscheidung führen (z.B. Freigabe einer fehlerhaften Rechnung).
Warum ist Datenvalidierung unverzichtbar?
In vielen Fällen entscheidet die Qualität der Daten darüber, ob der automatisierte Prozess wirklich eine Verbesserung ist. Fehlerhafte Angaben führen schnell zu Problemen. In der Rechnungsverarbeitung wird das zum Beispiel besonders deutlich: Zahlungen können falsch ausgeführt werden, gesetzliche Vorgaben missachtet oder Fristen versäumt werden. Aber auch in anderen Bereichen wie dem Kundenservice sind korrekte Daten eine unverzichtbare Basis für die weitere Bearbeitung. So ist es zum Beispiel wichtig, dass die Kundennummer korrekt erkannt wird, damit später die richtigen Stammdaten herangezogen werden können. Datenvalidierung sorgt dafür, dass Fehlerquellen erkannt und behoben werden, bevor sie überhaupt Auswirkungen haben. Das spart Zeit, Kosten und vermeidet Risiken.
Für wen ist Datenvalidierung wichtig?
Jeder Prozess mit eingehenden Daten, die Fehler enthalten können oder in analogen Formaten vorliegen, braucht eine zuverlässige Datenvalidierung. Besonders wichtig ist das für Prozesse, in denen Daten nicht nur abgespeichert oder archiviert werden, sondern direkt in weitere Abläufe und neue Rückmeldungen oder Dokumente mit einfließen. Hier sind einige Anwendungsfälle aus der Praxis:
- Kundenservice: Datenvalidierung sorgt dafür, dass Adressen, Telefonnummern oder Vertragsnummern fehlerfrei übernommen werden. So kann das Kundenanliegen korrekt bearbeitet werden.
- GKV & Versicherer: Schadensmeldungen, Leistungsabrechnungen oder Fragebögen werden auf Vollständigkeit geprüft, damit keine Informationen im späteren Bearbeitungsprozess fehlen.
- Öffentliche Verwaltung: Daten aus der Kommunikation mit Bürgern oder anderen Behörden (z.B. über spezielle Postfächer) werden auf Richtigkeit überprüft, damit die Bearbeitung reibungslos ablaufen kann und alle Fristen und Vorgaben eingehalten werden.
- Weitere Branchen: Ob Aufträge, Rechnungen oder Rückfragen – in nahezu jeder größeren Organisation gehen Daten und Dokumente ein, die korrekt ausgelesen und auf Richtigkeit überprüft werden müssen.
Wie funktioniert Datenvalidierung im Prozess?
Je nach Anwendung kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz:
- Formale Prüfung: Die einfachste Variante ist die formale Prüfung. Hierbei wird kontrolliert, ob Pflichtfelder ausgefüllt sind und die Werte bestimmten Regeln entsprechen, zum Beispiel beim Format einer Rechnungsnummer oder bei der Struktur einer IBAN.
- Plausiblitätsprüfung: Außerdem gibt es Plausibilitätsprüfungen, die Zusammenhänge zwischen Daten berücksichtigen. Sie prüfen beispielsweise, ob das Rechnungsdatum im Verhältnis zum Lieferdatum sinnvoll ist oder ob Beträge realistisch erscheinen.
- Stammdatenabgleich: Ein weiterer Ansatz ist der Abgleich mit Stammdaten, bei dem Eingaben direkt mit vorhandenen Referenzinformationen verglichen werden.
All diese Regeln werden im Voraus festgelegt, während der technischen Umsetzung eines Automatisierungsprojekts. Einige lassen sich standardisiert auf jede Art von Dokument und Prozess anwenden (z.B. „bei einem Datum muss der Tag eine Zahl zwischen 1 und 31 sein“), andere müssen individuell erstellt oder angepasst werden. So kann z.B. ein Datum in der Zukunft beim Lieferdatum einer Bestellung sinnvoll sein, bei der Abrechnung einer abgeschlossenen Therapieleistung aber nicht.
Was passiert also, wenn bei der Prüfung der Daten Unstimmigkeiten festgestellt werden? In diesem Fall wird das betroffene Dokument aus dem automatisierten Prozess ausgesteuert und in die manuelle Validierung überführt. Hier kommt der „Human in the loop“ ins Spiel: Das ist der Mensch im Prozess, also eine Fachkraft, die die Daten manuell prüft und nach Möglichkeit ergänzt. In den meisten automatisierten Prozessen ist der Anteil solcher fehlerhaften Dokumente gering, sodass der dabei entstehende manuelle Aufwand vernachlässigbar ist. Damit dieser Schritt trotzdem so einfach und schnell wie möglich abläuft, sollte die Validierungs-Software möglichst nutzerfreundlich und übersichtlich sein.
NOVO Validate: Validierung bei inovoo-Lösungen
Damit der manuelle Aufwand sich nur noch auf die punktuelle Datenvalidierung beschränkt, müssen zunächst alle anderen Prozessschritte automatisiert werden. Die Plattform NOVO CxP von inovoo macht genau das möglich: Alle Eingangskanäle und Zielsysteme können nahtlos angebunden werden, um durchgängig digitale und automatisierte Dokumentprozesse zu schaffen. Dank der intuitiven Oberfläche können Fachabteilungen die benötigten Workflows selbst erstellen und anpassen. Ergänzt wird die Plattform durch das NOVO AI Studio. Damit können Sie KI-Unterstützung direkt in Ihren Prozess bringen – und auch komplexe Dokumente automatisiert verarbeiten.
Um die Qualität der Daten zu gewährleisten, kommt bei allen inovoo-Lösungen der benutzerfreundliche Validierungsclient NOVO Validate zum Einsatz. Wie genau die Validierung damit abläuft, entscheiden Sie selbst, angepasst an Ihre Bedürfnisse. So können z.B. alle Dokumente mit Unstimmigkeiten automatisch in die Validierung geleitet werden. In NOVO Validate wird die betroffene Stelle im angezeigten Dokument markiert und kann in derselben Ansicht direkt überprüft und korrigiert werden. So kann das Dokument schnell validiert und zurück in den automatisierten Prozess geleitet werden. Sie können aber auch entscheiden, dass beispielsweise jedes hundertste Dokument, auch ohne Unstimmigkeiten, stichprobenartig zur Überprüfung ausgesteuert wird.
So kann die Validierung für den Nutzer aussehen:
Blick in die Software: NOVO Validate
Der Nutzer wählt aus den ihm zugewiesenen Dokumenten, welches als nächstes geprüft werden soll. Dabei können Sie Ihrem Personal verschiedene Rollen zuweisen, sodass z.B. dem zuständigen Mitarbeiter für die Rechnungsprüfung nur Rechnungen zur Prüfung angezeigt werden. Um alle Anforderungen an eine moderne Datenvalidierung abzudecken, bietet NOVO Validate zahlreiche Funktionen:
- Prüfung gegen Stammdaten, wie z.B. Daten bestehender Lieferanten bei Lieferscheinen
- Formelle Rechnungsprüfung gemäß § 14 UStG
- Intuitive und übersichtliche manuelle Fehlerkorrektur für alle Dokumente
Sie können NOVO Validate für verschiedenste Dokumente aus allen Bereichen einsetzen:
✅ Rechnungen und Finanzdokumente (Prüfung von Rechnungsnummern, IBAN, Beträgen, Steuersätzen und Pflichtangaben gemäß § 14 UstG)
✅ Bestellungen, Lieferscheine und Auftragsdokumente (Kontrolle, ob Artikelnummern, Mengen und Preise zu den Stammdaten passen)
✅ Kunden- und Serviceunterlagen (Überprüfung von Adressen, Vertrags- oder Kundennummer)
✅ Formulare im Gesundheitswesen (GKV & Leistungserbringer, Prüfung von Leistungsabrechnungen, Schadensmeldungen, Fragebögen)
✅ Dokumente der öffentlichen Verwaltung (Validierung von Anträgen, Formularen, Schreiben oder elektronischen Meldungen)
✅ Beliebige Geschäftsdokumente, die in digitale Prozesse integriert sind
Fazit: Zuverlässige Daten sind der Schlüssel zur erfolgreichen Automatisierung
Intelligente Prozessautomatisierung beginnt mit der Qualität der Daten. Nur wenn Informationen korrekt und vollständig vorliegen, kann ein automatisierter Dokumentenprozess echten Mehrwert liefern.
Mit NOVO CxP, NOVO AI Studio und dem Validierungsclient NOVO Validate erhalten Sie eine durchgängige Lösung von der intelligenten Verarbeitung über KI bis zur verlässlichen Datenprüfung. So sichern Sie die Qualität Ihrer Prozesse und schaffen die Grundlage für echte Automatisierung: Effizient, zuverlässig und zukunftssicher.
