Was ist Inputmanagement?
Unternehmen erhalten täglich eine große Menge an Informationen in Form von Dokumenten, E-Mail-Nachrichten, Formularen oder Daten. Diese Informationen treffen über zahlreiche verschiedene Eingangskanäle ein und müssen zuverlässig, schnell und regelkonform verarbeitet werden. Das Inputmanagement umfasst alle Prozesse, Technologien und organisatorischen Maßnahmen, die notwendig sind, um diese Verarbeitung so effizient wie möglich zu machen. Dazu gehört, die eingehenden Informationen zu erfassen, zu verstehen, aufzubereiten und strukturiert an nachgelagerte Systeme oder Fachbereiche weiterzugeben. Inputmanagement bildet damit die Basis für jeden digitalen Geschäftsprozess.
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Warum ist Inputmanagement heute so wichtig?
Jedes Unternehmen steht im ständigen Austausch mit vielen Beteiligten – zum Beispiel mit Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Behörden und vielen mehr. In den letzten Jahren ist zudem die Unternehmenskommunikation immer komplexer geworden. Nicht nur die Menge an eingehenden Dokumenten und Daten ist gestiegen, sondern auch die Vielfalt der Kommunikationskanäle. E-Mails, Formulare, gescannte Briefe, Rechnungen, Bestellungen und auch Sprachdateien müssen dabei alle in kurzer Zeit verarbeitet werden.
Diese Aufgaben allein mit manueller Bearbeitung durch Fachpersonal zu bewältigen, ist für die meisten Organisationen keine realistische Option mehr. Um lange Bearbeitungszeiten und hohe Fehlerquoten zu vermeiden, braucht es eine klare Inputmanagement-Strategie und moderne Technologien. Das Ziel ist dabei immer die vollständige Automatisierung des Inputmanagements.
Ein automatisiertes Inputmanagement sorgt dafür, dass:
- alle Eingangskanäle zuverlässig bearbeitet werden,
- Dokumente und Daten in ein einheitliches, strukturiertes Format überführt werden,
- Workflows effizient ablaufen können,
- die Qualität von Informationen gesichert ist,
- Compliance- und Archivierungsanforderungen erfüllt werden.
Doch welche Eingangskanäle sind eigentlich heute besonders relevant, und welche Anforderungen ergeben sich daraus an das Inputmanagement?
Die wichtigsten Eingangskanäle im Inputmanagement
Um die Aufgaben des Inputmanagements besser zu verstehen, hilft es, einen Blick auf die gängigen Eingangskanäle und ihre Besonderheiten zu werfen.
Papierdokumente
Auch in einer zunehmend digitalen Welt spielt Papierpost weiterhin eine bedeutende Rolle. Das gilt besonders in Branchen wie Versicherern, Verwaltung, Gesundheitswesen oder Energieversorgung. Gleichzeitig gibt es auch in anderen Branchen kaum Unternehmen, die bereits vollständig papierlos sind. Typische Beispiele für Papierdokumente sind Briefe mit Anfragen oder Formularen, Verträge, Belege und Rechnungen oder handschriftliche Notizen.
So werden Papierdokumente automatisiert verarbeitet:
- Digitalisierung (Scan): Hochleistungsscanner wandeln Papierdokumente in Bild- oder PDF-Dateien um.
- Bildoptimierung: Die Bilder werden bei Bedarf entzerrt und ausgerichtet und leere Seiten erkannt.
- Texterkennung (OCR): Gedruckter und handschriftlich verfasster Text wird digitalisiert und maschinenlesbar gemacht.
- Klassifizierung: Bestimmung des Dokumenttyps (z. B. Rechnung, Kündigung, Antrag).
- Datenextraktion: Auslesen relevanter Informationen (z. B. Kundennummer, Vertragsnummer, Betrag).
- Weiterleitung & Archivierung: Übergabe an Fachprozesse oder digitale Akten.
Die zentralen Schritte im Inputmanagement
Unabhängig vom Kanal durchlaufen eingehende Informationen typischerweise vier Hauptprozesse:
🅾️1️⃣ Erfassung: Digitalisieren, Importieren oder Übernehmen von Dokumenten und Daten.
🗃️ Klassifizierung: Identifikation, um welchen Dokumenttyp oder Fall es sich handelt.
🔎 Extraktion & Validierung: Auslesen relevanter Inhalte (z. B. Kundennummer, Beträge, Datumsfelder) sowie Qualitätssicherung und Plausibilitätsprüfung.
➡️ Übergabe & Integration: Weiterleitung an Fachverfahren, Workflows oder CRM/ERP-Systeme – inklusive Archivierung oder revisionssicherer Ablage.
E-Mails gehören zu den wichtigsten digitalen Eingangskanälen. Neben der Nachricht selbst enthalten sie häufig Anhänge, die separat verarbeitet werden müssen. Dabei kann es sich um PDF- oder Office-Anhänge, Bilder oder gescannte Dokumente handeln.
So werden E-Mails automatisiert verarbeitet:
- Abholung aus den Postfächern: Die E-Mails werden aus Einzel- oder Gruppenpostfächern importiert.
- Extraktion der Inhalte: Der Textkörper, Anhänge und Metadaten wie Absender, Betreff und Datum werden ausgelesen und strukturiert.
- Klassifizierung der gesamten E-Mail: Identifikation des Falls: Handelt es sich um eine Anfrage, Beschwerde, einen Antrag, oder eine Antwort?
- Extraktion aus Anhängen: Ähnlicher Ablauf wie bei gescannten Dokumenten.
- Routing: Die Daten aus der E-Mail werden an die zuständige Abteilung, das Zielsystem oder an einen automatisierten Workflow übergeben.
Online-Formulare
Immer mehr Unternehmen nutzen Webformulare für ihre Kundenkommunikation. Der Vorteil von digitalen Formularen liegt darin, dass die Daten direkt strukturiert eingehen. Das gilt für Online-Anträge, Kontaktformulare oder Uploads über Kundenportale. Das sind die wichtigsten Schritte bei der Verarbeitung solcher Formulardaten:
- Validierung der Formularfelder: Die Formulare werden auf Pflichtfelder, vorgegebene Formate (z. B. IBAN, E-Mail) und Plausibilität geprüft. Daten mit Auffälligkeiten werden aus dem automatisierten Prozess zunächst ausgesteuert und in die manuelle Validierung überführt.
- Strukturierte Übernahme der Daten: Da die Daten bereits digital und strukturiert vorliegen, können sie in der Regel direkt weiterverarbeitet werden.
- Verarbeitung hochgeladener Anhänge: Die Klassifizierung und Extraktion funktionieren auch hier wie bei gescannten Dokumenten.
- Weitere Verarbeitung: Die Daten zur weiteren Verarbeitung werden an die nachfolgenden Systeme oder den zuständigen Fachbereich übergeben.
Elektronische Datenquellen
Besonders in der Kommunikation zwischen Unternehmen spielt der Datenaustausch über sogenannte EDI-Systeme (Electronic Data Interchange = elektronischer Datenaustausch) eine große Rolle. Die Verarbeitung der so empfangenen Daten gehört ebenfalls zu den Aufgaben des Inputmanagements. So werden beispielsweise Bestelldaten, Rechnungen oder Zolldokumente häufig über diesen Weg ausgetauscht.
Im Vergleich zu Briefen oder E-Mails können diese Daten deutlich einfacher verarbeitet werden, da die Schritte der Datenauslesung und Klassifizierung wegfallen. Die größte Herausforderung liegt hier darin, einen einheitlichen Prozess zu schaffen, der die verschiedenen Kanäle zentral verarbeitet.
Welche Technologien ermöglichen automatisiertes Inputmanagement?
Moderne Inputmanagement-Software nutzt unterschiedliche Technologien, um Dokumente und Daten effizient zu verarbeiten. Seit einigen Jahren werden KI-Sprachmodelle dabei immer wichtiger. Erfahren Sie jetzt mehr in unserem Artikel zu KI im Inputmanagement:
Automatisiertes Inputmanagement mit inovoo
Die inovoo-Lösungen NOVO CxP und NOVO AI Studio unterstützen alle Inputkanäle und alle Arten von Dokumenten – für ein ganzheitliches Inputmanagement. Mit der Low-Code-Plattform NOVO CxP binden Sie alle Eingangskanäle direkt an und leiten die Daten so gleich zu Beginn der Verarbeitung in einen zentralen und automatisierten Prozess. Je nach Dokumentarten und Branchenanforderungen wird der Workflow aus unterschiedlichen Modulen zusammengesetzt. So kann beispielsweise der Prozess für die Verarbeitung von E-Mails aussehen:
Der E-Mail-Prozess mit inovoo
Bei Dokumenten, die besonders komplex sind oder deren Struktur oft wechselt, unterstützt Sie unsere KI-Lösung NOVO AI Studio. Damit können Sie leistungsstarke Sprachmodelle (LLMs) direkt in Ihre Prozesse einbinden. Für viele Dokumentarten gibt es KI-Prozessvorlagen, die Sie sofort einsetzen können. Das besondere an NOVO CxP und NOVO AI Studio ist, dass Sie KI und andere Technologien aus der intelligenten Dokumentenverarbeitung flexibel kombinieren können – für maximale Automatisierung und Ressourceneffizienz.
Fazit: Inputmanagement schafft Struktur in der Kommunikationslandschaft
Mit immer mehr Eingangskanälen fällt es Unternehmen immer schwerer, zeitnah und zuverlässig zu reagieren. Mit einem modernen Inputmanagement können Sie alle Kanäle abdecken und sicherstellen, dass jedes Dokument korrekt bearbeitet wird. Die Lösungen von inovoo und die neuen Möglichkeiten durch KI-Technologien machen das einfacher denn je.
