Der Landkreis Dachau liegt nordwestlich von München und ist mit knapp 157.000 Einwohnern einer der mittelgroßen bayerischen Landkreise. Durch die Nähe zur Landeshauptstadt und wirtschaftlichen Metropole profitiert der Landkreis von einer steigenden Einwohnerzahl und besten Zukunftsperspektiven. Um diese Chancen auch zu nutzen, ist eine moderne und effiziente Verwaltung entscheidend.
Ausgangssituation
Die bisherige Bearbeitung der Nachrichten über das spezielle Behördenpostfach war zu langsam und führte zu langen Liegezeiten, die das Risiko erhöhten Fristen zu versäumen. Kritisch war hier insbesondere die zeitnahe und zuverlässige Kommunikation des Jugendamtes mit allen betroffenen öffentlichen Stellen wie beispielsweise mit dem Familiengericht.
Aufgabe
Das Hauptaugenmerk des Projekts lag daher nicht auf der Bewältigung des Volumens, sondern auf dem Thema „Kindeswohlgefährdung“. Mangelnde Kontrollen und manuelle Fehler sollten eliminiert, Fristen eingehalten und eine 24/7-Verarbeitung der beBPo-Nachrichten erreicht werden – Zuverlässigkeit und Schnelligkeit hatten höchste Priorität.
Lösung
Zum Einsatz kam die die intelligente Kommunikationsplattform NOVO CxP @beBPo, ergänzt durch die Governikus-Lösung besonderes elektronisches Behördenpostfach as a Service (beBPo aaS). Mit Hilfe einer KI-basierten Inhaltsanalyse werden sämtliche Bestandteile der Nachrichten analysiert sowie die automatisierte Zuordnung zu den verschiedenen Zielpostfächern gewährleistet. Die präzise Definition von eindeutigen Begriffen, Aktenzeichen und anderen zuordenbaren Schlüsselwerten oder -daten nutzt die „Lernfähigkeit“ der KI. Nach Abschluss der Analyse werden die Nachrichten automatisch an das einzelne Postfach übergeben. Die komplette manuelle Verteilung der Nachrichten aus dem zentralen Ordner auf die einzelnen E-Mail-Postfächer entfällt.
Ergebnisse
Durch den Einsatz von NOVO CxP @beBPo und dem GMM Messenger von Governikus konnten lange Liegezeiten eliminiert werden. Die automatisierte Verarbeitung läuft rund um die Uhr. Eine zuverlässige und zeitnahe Kommunikation ist gewährleistet, manuelle Fehler ausgeschlossen.
Die Grundlage für die weitere Digitalisierung der Prozesse sowie die Automatisierung von weiteren EGVP-Eingangsnachrichten (eBO, beA, etc.), E-Mails und weiteren Eingangskanälen ist damit gelegt.
Auf einen Blick
Die zu langen Liegezeiten, die das Risiko erhöhten Fristen zu versäumen, gehören der Vergangenheit an. Zusätzlich werden manuelle Fehler ausgeschlossen.
Die automatisierte Verarbeitung der eingehenden beBPo-Nachrichten läuft rund um die Uhr, 24/7. Eine zuverlässige und zeitnahe Kommunikation ist gewährleistet.
Mit Hilfe einer KI-basierten Inhaltsanalyse werden sämtliche Bestandteile der Nachrichten analysiert und zu 100% automatisiert den verschiedenen Zielpostfächern zugeordnet.
Referenzbericht entdecken
Den ganzen Referenzbericht mit allen Infos gibt es hier zum Download als PDF:
Mehr zu NOVO Mail @eGov
Der Landkreis Dachau nutzt NOVO Mail @eGov, um eine zuverlässige und zeitnahe Bearbeitung wichtiger beBPo-Nachrichten zu gewährleisten. Entdecken Sie jetzt, wie Sie mit NOVO Mail @eGov eingehende Kommunikation in speziellen Postfächern intelligent automatisieren:
Auch die IKK classic hat eingehende beBPo-Kommunikation automatisiert
Die IKK classic stand vor einer ähnlichen Herausforderung wie der Landkreis Dachau: Täglich Hunderte beBPo-Nachrichten, die zur Bearbeitung jeweils an die entsprechende Fachanwendung weitergeleitet werden müssen. Zusätzlich sollte die Nutzung des speziellen Behördenpostfachs ausgeweitet werden. Um Bearbeitungsfristen zuverlässig einzuhalten, hat die IKK classic den Prozess automatisiert - mithilfe der KI-Technologien von NOVO CxP. Jetzt mehr erfahren:
