Intelligente Dokumentenverarbeitung im Wandel
In den letzten Jahren hat sich die intelligente Dokumentenverarbeitung (Intelligent Document Processing, IDP) stark weiterentwickelt: Unternehmen stehen heute vor steigenden Kundenerwartungen und gleichzeitig vielen neuen Möglichkeiten durch KI-Technologien. Aktuelle Zahlen zeigen, dass viele Organisationen gerade nach neuen, besseren Lösungen für ihre Prozesse suchen, oder sogar völlig neue Dokumenten-Workflows automatisieren möchten. Welche Entwicklungen dahinterstecken und warum führende Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung gerade jetzt neu ausrichten, erfahren Sie in diesem Blogartikel.
Was ist intelligente Dokumentenverarbeitung?
Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist eine Technologie, die künstliche Intelligenz (KI) dafür nutzt, Daten aus Dokumenten automatisch zu extrahieren, zu verarbeiten und in digitale Geschäftsprozesse zu integrieren.
Im Unterschied zu klassischen Verfahren erkennt IDP den Kontext von Informationen in unstrukturierten Dokumenten. Durch den Einsatz von Technologien wie Machine Learning (ML) und Natural Language Processing (NLP) lassen sich Daten schneller und mit höherer Qualität verarbeiten.
Warum ist eine leistungsfähige Dokumentenverarbeitung wichtig?
Die meisten Unternehmen empfangen große Mengen verschiedener Dokumente, deren Bearbeitung viel Zeit und Ressourcen kosten kann. Herausfordernd ist dabei auch, dass die Dokumente oft über verschiedenste Kanäle eingehen, zum Beispiel als E-Mail, Brief oder Online-Formular. Inzwischen werden zahlreiche Dokumentenprozesse weitgehend automatisiert abgewickelt, was im Vergleich zur manuellen Bearbeitung einen deutlichen Effizienzgewinn bedeutet. Jeder Prozess hat allerdings seine Schwächen – auch, wenn dieser bereits digitalisiert ist und IDP-Software eingesetzt wird. Automatisierungsraten, die vor einigen Jahren noch beeindruckend waren, gelten heute als selbstverständlich. Prozesslösungen, die unflexibel sind und das Potenzial neuer technologischen Entwicklungen nicht voll ausnutzen, können die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gefährden. Das gilt insbesondere in Branchen mit hohen Kundenerwartungen.
Wie verändert sich die intelligente Dokumentenverarbeitung gerade?
In einer aktuellen Studie hat der IDP-Analyst Deep Analysis zusammen mit AIIM herausgefunden, welche Strategien große Unternehmen aus dem DACH-Raum und den USA bei der Verarbeitung von Dokumenten aktuell verfolgen. Die Ergebnisse zeigen, welche Veränderungen sich aktuell beobachten lassen:
- Fast zwei Drittel der Unternehmen (65%) planen aktuell neue IDP-Projekte
- Während etwas weniger als die Hälfte auch die Automatisierung neuer Prozesse planen, wollen 55% sich ausschließlich auf bestehende Use Cases konzentrieren
- Gleichzeitig zielen 66% der Firmen darauf ab, eine bestehende, nicht mehr zufriedenstellende Lösung zu ersetzen
Doch wie lassen sich diese Zahlen interpretieren?
Ein wesentlicher Treiber sind die neuen Möglichkeiten durch Künstliche Intelligenz: Prozesse, die bisher zu komplex für eine vollständige Automatisierung waren, lassen sich nun effizient abbilden. Das können z.B. Dokumente sein, die keine einheitliche Struktur haben, viele komplexe Informationen beinhalten und dadurch nur nach langwierigen Trainingsprozessen automatisiert werden konnten. Mit LLMs wird die Automatisierung in solchen Fällen deutlich einfacher: Durch ihr kontextbasiertes Verständnis können diese nahezu jedes Dokument analysieren und auslesen. Es ist also leicht nachvollziehbar, dass Unternehmen das neue Potenzial ausnutzen wollen und diese neuen Use Cases automatisieren möchten.
Überraschend ist hingegen die große Zahl an Unternehmen, die sich auf bestehende Use Cases konzentrieren, zumindest auf den ersten Blick. In vielen Fällen scheint es dabei um Prozesse zu gehen, bei denen eine bestehende IDP-Lösung ersetzt werden soll. Aber wie lässt sich diese Wechselbereitschaft erklären? Was sind mögliche Vorteile für Unternehmen, die auf eine neue Lösung umsteigen?
Welche Vorteile bietet der Umstieg auf eine neue Lösung?
Die Abkehr von Bestandssystemen hat unterschiedliche Gründe: Teilweise stellen Software-Anbieter bestimmte Lösungen ein, wodurch ein Wechsel unvermeidlich wird. Häufiger aber sind Unternehmen mit der Leistungsfähigkeit, Flexibilität oder Integrationsfähigkeit von Altsystemen unzufrieden. Ein weiterer Punkt kann die übermäßig komplexe Bedienung und Wartung des Systems sein, was teure Wartungsverträge nötig macht und zu einer Abhängigkeit vom Software-Anbieter führt.
Besonders relevant ist derzeit die Integration generativer KI: Damit Unternehmen das volle Potenzial dieser Technologie ausschöpfen können, müssen Large Language Models (LLMs) nahtlos und sicher in bestehende Verarbeitungsprozesse eingebunden werden. In vielen Fällen ist dies mit den aktuell eingesetzten Systemen jedoch nicht möglich. Neue KI-Technologien können dann nur über zusätzliche, externe Lösungen genutzt werden – was die erhofften Effizienzgewinne zunichtemachen kann.
Gesucht werden also neue Lösungen, die zukunftsfähig sind, vom Fachbereich selbst bedient werden können und die Nutzung von KI-Sprachmodellen so einfach wie möglich machen. So wollen Unternehmen ihre Dokumentenverarbeitung modernisieren, unabhängiger und flexibler werden. Ziel ist es, Kosten und Ressourcen zu optimieren und gleichzeitig die neuen Chancen durch KI zu nutzen - eben endlich intelligente Dokumentenverarbeitung.
Lösungen von inovoo machen den Umstieg einfach
Die Dokument- und Prozesslösungen von inovoo werden seit über 20 Jahren stetig weiterentwickelt und um aktuelle Technologien ergänzt. Für Sie als Kunden bedeutet das: Alle Prozesse können jederzeit an veränderte Anforderungen oder an ein erhöhtes Eingangsvolumen angepasst werden. Möglich macht das die intuitiv bedienbare Low-Code Plattform NOVO CxP, auch für Anwender ohne spezielles IT-Wissen.
Damit Prozesse effizient bleiben, sollten unterschiedliche Technologien flexibel kombiniert werden können. Mit NOVO AI Studio bringen Sie die Stärken moderner LLMs direkt in Ihre Abläufe. Viele Prozesse lassen sich jedoch auch ohne ressourcenintensive KI einfach automatisieren. Deshalb setzt inovoo mit NOVO CxP und NOVO AI Studio auf eine clevere Kombination aus KI und bewährten Methoden aus IDP und BPM – für maximale Automatisierung und Effizienz.
Der Wechsel zu inovoo funktioniert in drei einfachen Schritten:
- In einer kostenlosen Erstberatung besprechen Sie Ihre Anforderungen mit unseren Experten und erfahren, wie genau der Umstieg bei Ihren Prozessen ablaufen wird.
- Unser Team erstellt ein Proof of Concept mit allen Details.
- Jetzt startet die Umsetzung und Integration der Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft. Wir migrieren Ihre bestehenden Prozesse und Daten und begleiten Sie bei jedem Schritt.
Ihre Vorteile mit inovoo
✅ Workflows selbst erstellen
✅ Alle Eingangskanäle in einer Plattform
✅ Nahtlose Anbindung an Zielsysteme
Das Ergebnis: Ihre Prozesse laufen zu über 90% automatisiert über ein zukunftsfähiges und effizientes System. Nach der unkomplizierten Migration sehen Sie schon nach wenigen Wochen erste Ergebnisse.
Fazit: Der Wechsel lohnt sich
Die intelligente Dokumentenverarbeitung ist im Wandel, und das hat einen guten Grund. Viele Unternehmen möchten ineffiziente Altsysteme ablösen, um von neuen Technologien und mehr Flexibilität zu profitieren. inovoo bietet mit NOVO CxP und NOVO AI Studio genau das – und macht den Umstieg einfacher denn je. Wer jetzt handelt, macht seine Prozesse fit für die Zukunft und sichert sich klare Wettbewerbsvorteile.
